Consulenza controllo di gestione per PMI

La bussola strategica per PMI: margini, redditività e cash‑flow

Il controllo di gestione è un insieme di strumenti, metodi e processi che consente di monitorare costantemente l’andamento economico e finanziario dell’azienda durante tutto l’anno.

Attraverso l’analisi dei margini di redditività, del cash flow, della situazione patrimoniale e della gestione del magazzino, è possibile prendere decisioni strategiche consapevoli, basate su dati dettagliati e sempre aggiornati.

La contabilità generale infatti non è da sola sufficiente, in quanto non permette di andare così nel dettaglio della gestione aziendale come è invece necessario.

Non bastano infatti dei totali, occorre ad esempio analizzare il magazzino, la gestione degli articoli, i margini di ricarico, la redditività dei singoli clienti, delle zone, delle categorie merceologiche, la rotazione del magazzino divisa per tipologie di prodotti, la valutazione dei beni eventualmente obsoleti, le prospettive attuali e future dell'impresa, la situazione finanziaria, un cash-flow (flusso di cassa) costantemente aggiornato ed affidabile, e così via.

Non si tratta pertanto di un’attività accessoria, ma di una funzione strategica: conoscere in tempo reale ed in maniera dettagliata gli elementi fondamentali dell'impresa - quali costi, ricavi, margini, liquidità e redditività - permette infatti di prendere le decisioni migliori nella gestione aziendale, nonché di intervenire con tempestività per adeguare l'azione strategica allo sviluppo del mercato, ed infine di valutare l’efficacia delle scelte effettuate e pianificare pertanto il futuro con maggiore solidità ed efficienza.

Spesso l'impostazione di un sistema di monitoraggio a 360 gradi della performance aziendale rappresenta l'evoluzione logica e strategica, nonché la naturale integrazione, delle attività di consulenza della gestione aziendale, oppure di un check-up iniziale, che fornisce una fotografia dell'azienda e dei suoi punti di forza e di debolezza e propone dei suggerimenti concreti per il prosieguo della gestione.

Ecco perché ogni impresa che non sia piccolissima - parliamo quindi di società di capitali (Srl, SpA, Cooperative) - può e dovrebbe dunque dotarsi di un sistema di controllo di gestione personalizzato, calibrato sulla propria struttura organizzativa, sulle caratteristiche del settore e sugli obiettivi aziendali.

Va da se' che al crescere della dimensione aziendale e quindi della complessità intrinseca dell'attività il sistema debba venire adeguato ed aggiornato, per fornire un livello di dettaglio sempre maggiore.

Il progetto viene costruito insieme all’impresa, per creare un sistema totalmente personalizzato, concreto e tarato sulle specifiche esigenze dell'azienda, che possa offrire un vero ed efficace supporto decisionale, senza al tempo stesso appesantire inutilmente la gestione ordinaria dell'amministrazione aziendale.

Alcune informazioni aggiuntive sono disponibili anche alla pagina delle FAQ (Domande frequenti) , in cui sono trattati gli aspetti generali relativi ai servizi offerti.

Un sistema di controllo di gestione personalizzato

Monitoraggio continuo di margini e liquidità

L’implementazione di un sistema di controllo di gestione offre vantaggi concreti sia sul piano operativo che strategico. È uno strumento che consente all’imprenditore di guidare l’azienda con maggiore consapevolezza, come una vera e propria bussola in un mercato sempre più complesso e dinamico.

Se da un lato è sicuramente vero che ogni imprenditore conosce perfettamente la propria azienda, al crescere delle dimensioni diventa tuttavia sempre più difficile potere monitorare nel dettaglio ogni minimo aspetto della gestione, ecco perché alcune problematiche iniziano allora a sfuggire, certe situazioni che richiederebbero di intervenire possono non notarsi subito, mentre un monitoraggio analitico a 360 gradi permette invece di avere una fotografia sempre aggiornata dei punti sia di forza che di debolezza da migliorare, prima che sia troppo tardi.

Ecco allora che il controllo di gestione diventa non una, ma LA soluzione: il sistema permette infatti di analizzare in maniera totalmente personalizzata il dettaglio dei dati di gestione, sia per quanto riguarda la redditività, sia per l'area finanziaria, permettendo di intervenire sui singoli aspetti di funzionamento dell'impresa.

Per individuare una soluzione corretta, occorre infatti individuare ogni singola criticità o aspetto migliorabile. Possiamo pensare ad un'azienda come ad una grande torta, composta da molte fette, ed ognuna di queste fette può portare un utile o una perdita, un'entrata o un'uscita di cassa.

La contabilità generale evidenzia solamente i dati generali, ossia la somma algebrica di tutti gli elementi di dettaglio, quindi tornando all'esempio la torta nel suo complesso. Per questo nella maggioranza dei casi da sola non è sufficiente per intervenire in maniera efficace nel risolvere le problematiche, in quanto manca per l'appunto una visione analitica e dettagliata che consenta di focalizzare dove occorre intervenire.

Per fare un semplice esempio, se dalla contabilità aziendale vediamo che il margine di ricarico è insufficiente, senza analizzare in dettaglio la marginalità, in primis sugli articoli, sui clienti, sulle zone, sulle categorie di prodotti, ma anche e soprattutto grazie ad una serie combinata di parametri ed elaborazioni mirate (quindi al di là delle elaborazioni standard del software gestionale), andando quindi a focalizzare ed "attenzionare" le aree con marginalità insufficiente, potremo fare ben poco per risolvere la situazione.

Oppure, sempre a titolo di esempio, se ci troviamo differenze importanti (ed aihmè è una casistica che capita relativamente spesso di incontrare) tra la marginalità risultante dalla gestione vendite e magazzino rispetto a quella del bilancio, non riusciremo mai a risalire alle cause ed a risolvere il problema senza analizzare i dati ed impostare degli strumenti di monitoraggio che aiutino a rilevare gli scostamenti tra la gestione "operativa" e quella contabile.

Il controllo di gestione entra nel dettaglio di ogni singolo aspetto della gestione aziendale, mettendo a fuoco le cause alla base dei risultati, sia positivi (da mantenere e possibilmente replicare), sia negativi (da correggere per quanto possibile). Partendo dai dati analitici il risultato complessivo della gestione e del bilancio non potranno pertanto che migliorare.

Infine gli elementi di dettaglio diventano essenziali non solo nell'analisi a consuntivo, ma anche nell'ambito della pianificazione e previsione: solamente la conoscenza del funzionamento in dettaglio dell'azienda e di tutti gli elementi di gestione permettono di realizzare budget e bilanci previsionali realmente utili.

Ecco quindi che il controllo di gestione permette quel fondamentale legame tra consuntivo e previsione, essenziale per una pianificazione seria e funzionale. Entrare nel dettaglio della gestione aziendale permette di comprendere a fondo i meccanismi interni e la struttura aziendale, tra cui il rapporto tra costi fissi e costi variabili, il punto di pareggio aziendale al di sotto del quale l'azienda va in perdita, la maggiore o minore flessibilità o al contrario rigidità del modello di impresa adottato.

La consapevolezza di questi elementi chiave consente pertanto sia di intervenire sulla gestione, sia di raggiungere un livello di precisione nella previsione enormemente superiore, fornendo inoltre strumenti efficaci nell'analisi degli scostamenti.

Implementazione di un sistema di controllo di gestione su misura

Perché affidarsi ad una consulente per il controllo di gestione

Ogni progetto inizia con una doppia analisi. La prima consiste in un vero e proprio check-up generale, volto a comprendere la struttura organizzativa, i processi interni, il sistema gestionale utilizzato e gli obiettivi strategici dell’impresa. Quest'analisi iniziale consente di individuare i punti di forza, le criticità e le potenzialità, creando le basi per costruire un sistema personalizzato di controllo di gestione.

Grazie a questa analisi preliminare, è così possibile determinare in maniera relativamente precisa l'approccio da intraprendere e mettere a fuoco i diversi punti da analizzare successivamente nel dettaglio, che formeranno oggetto dell'analisi successiva. Allo stesso tempo in questo modo si da' anche la possibilità all'imprenditore di calibrare nel dettaglio il progetto che si vuole realizzare, in modo da tarare l'analisi dettagliata vera e propria in base a quelli che sono gli obiettivi effettivi dell'azienda, spesso con un percorso step-by-step, ossia un passo alla volta.

Se l'azienda decide di procedere, a questo punto si effettua l'analisi dettagliata e si articola il progetto di lavoro, nel quale si decide su cosa focalizzare meglio nel progetto.

Sulla base di queste informazioni e più in generale di un approfondimento di tutto il funzionamento dell'azienda nel suo complesso viene successivamente elaborato il progetto vero e proprio.

Analisi automatizzate e queries su misura

Un percorso effettuato insieme all’azienda ed alle sue necessità

Dopo aver definito gli obiettivi e le priorità emerse dall’analisi preliminare, si passa alla progettazione operativa del sistema di controllo di gestione. Il progetto viene costruito su misura, garantendo anche un certo grado di flessibilità, per adattarsi ad eventuali modifiche organizzative future. La proposta, comprensiva di tempistiche stimate e di soluzioni operative, viene infine condivisa e discussa con l’azienda per un confronto puntuale.

In linea di massima il progetto evidenzia il quadro generale in cui l'azienda esercita la propria attività, gli elementi emersi in occasione dell'analisi, le criticità riscontrate, gli obiettivi da raggiungere e quindi le modalità di realizzazione, cercando di interferire il meno possibile con l'operatività quotidiana dell'impresa.

L’impostazione avviene sempre in modo il più possibile graduale, tenendo conto delle risorse disponibili e dell’organizzazione interna, per garantire concretezza e soprattutto sostenibilità nel tempo.

Particolare attenzione viene posta all’automazione: quando possibile, i flussi informativi vengono integrati con il gestionale esistente e con gli strumenti informatici in uso presso l'azienda.

Il progetto viene sempre costruito "a quattro mani" in collaborazione con l’imprenditore e/o con i responsabili aziendali, per garantire un risultato funzionale, comprensibile e realmente utile alle decisioni strategiche imprenditoriali.

Report direzionali e KPI personalizzati

Dal progetto alla pratica, con affiancamento diretto

La fase operativa prevede l’implementazione concreta del sistema di controllo di gestione all’interno dell’azienda. Non esiste una modalità standard, perché ogni realtà aziendale ha caratteristiche specifiche che la distinguono, anche rispetto ad altre dello stesso settore.

Il processo viene quindi adattato con flessibilità, tenendo conto delle esigenze, delle risorse disponibili e del contesto operativo.

A differenza di alcune note soluzioni di Business Intelligence standardizzate più o meno "pronte all'uso", focalizzate principalmente sulla visualizzazione dei dati, il sistema che si va ad implementare parte dai dati grezzi importati dal software gestionale aziendale, li organizza in modo coerente, li valida e li rende analizzabili anche su base storica.

Questo approccio è essenziale per una soluzione realmente professionale in contesti concreti, dove i dati gestionali presentano spesso incoerenze o carenze strutturali, e dove lo storico riveste un ruolo cruciale per analisi strategiche affidabili.

La visualizzazione grafica dei dati, e quindi l'implementazione di dashboard ed indicatori KPI personalizzati, non è che l'ultimo step di un processo molto più complesso ed articolato, finalizzato in primis alla gestione dei dati ed alla loro elaborazione per la successiva analisi.

Oltre al mercato ed al modello di business adottato, assume inoltre una grande rilevanza l'organizzazione interna aziendale, la gestione informatica, i software in uso, la predisposizione del personale a lavorare con alcuni strumenti piuttosto che con altri.

In questo senso fornire una soluzione preconfezionata con magari una piccola personalizzazione per alcuni aspetti sarebbe la classica soluzione calata dall'alto, e quindi di poca utilità concreta, soprattutto nel medio-lungo termine.

Di conseguenza il lavoro che si va a porre in essere è sempre e soltanto un lavoro totalmente personalizzato e calibrato sulla specifica realtà aziendale.

Tutti i dati utilizzati al di fuori del database del software gestionale aziendale vengono sempre importati in robusti database RDBMS client/server, con tutte le caratteristiche di performance e di sicurezza che si richiedono ad un lavoro di questo tipo (per evidenti motivi non è certamente il caso di impostare lavori del genere con strumenti da ufficio o con strumenti da Business Intelligence standardizzati).

Questo non toglie naturalmente che i risultati di tutte le elaborazioni siano invece liberamente esportabili anche in formato foglio di calcolo per successiva elaborazione interna aziendale.

L'obiettivo è infatti di integrare il controllo di gestione in azienda e quindi di rendere il più possibile autonoma l'azienda nel suo utilizzo ordinario, una volta a regime, sempre naturalmente con l'assistenza ed il supporto per qualsiasi necessità e con una supervisione costante tutte le volte che l'azienda la richieda.

Per questo motivo particolare importanza viene data alla formazione del management e del personale che partecipa al progetto, affinché possano comprendere a fondo le dinamiche aziendali per prendere poi le migliori decisioni operative strategiche: infatti è proprio questo l'obiettivo dell'implementazione di un sistema di monitoraggio e controllo della performance aziendale.

Una volta terminata la realizzazione del sistema si gestisce insieme all'azienda il primo ciclo di test e di verifica dei risultati, si apportano le eventuali modifiche ed implementazioni necessarie ed infine si inseriscono delle procedure interne aziendali volte ad organizzare ed integrare il sistema creato nella gestione operativa quotidiana aziendale.

Durante tutta la fase di realizzazione concreta del progetto, nonché nella prima fase di utilizzo del sistema, offro costantemente un affiancamento diretto, in presenza o da remoto, per assicurare una corretta applicazione degli strumenti e facilitare l’integrazione con le attività aziendali.

Ultimo, ma non per importanza, cerco sempre di favorire e proporre ove possibile l'utilizzo di strumenti Open Source, in particolare per la reportistica, grazie alla disponibilità di diverse soluzioni assolutamente pensate per l'utilizzo professionale, scalabili e senza costi di licenza d'uso, liberamente disponibili nel mondo Open.

Follow-up: analisi costi aziendali e pianificazione strategica

Monitoraggio dei costi, dei margini e degli scostamenti

Una volta implementato il sistema di controllo di gestione, il personale amministrativo sarà in grado di analizzare autonomamente e monitorare costantemente i principali dati di gestione, garantendo un controllo efficace e tempestivo sull’andamento aziendale.

Tuttavia è fondamentale potere contare su di un servizio di consulenza e di assistenza, per analizzare insieme all'azienda i dati di gestione e per aggiornare quando necessario il sistema stesso all'evolversi delle dinamiche aziendali e di mercato, nonché per individuare eventuali nuove criticità aziendali da monitorare ed anche per suprevisionare insieme periodicamente la reportistica più significativa.

Si tratta normalmente di piccoli interventi di assistenza e di supporto, rispetto al lavoro vero e proprio di costruzione del sistema ormai a regime, ma essenziali per mantenere il sistema sempre aggiornato nel tempo e quindi efficiente.

Ogni azienda è infatti una realtà dinamica in costante sviluppo, ed anche il mercato in cui opera lo è altrettanto. Un occhio esperto è infatti in grado di individuare subito eventuali aspetti da mettere a fuoco, margini di miglioramento possibili, nuovi obiettivi da sviluppare.

Tutto cambia, il mercato, gli strumenti commerciali e tecnologici, le esigenze dei clienti, ogni impresa deve evolversi non solo per crescere, ma anche semplicemente per sopravvivere. Alcuni mercati si saturano, altri nuovi si aprono. Philip Kotler, uno dei padri del marketing moderno, diceva con una sua celebre frase che "vi sono due tipi di aziende: quelle che cambiano e quelle che scompaiono".

Se l'azienda deve pertanto continuamente evolversi, riorganizzarsi, cogliere nuove opportunità ed affrontare nuove sfide, appare logico che anche il sistema di controllo di gestione debba sempre seguire l'impresa in questo percorso ed adeguarsi pertanto nel supportarla al meglio non solo oggi, ma anche e soprattutto domani.

Ecco perché la flessibilità del sistema riveste un ruolo fondamentale, ed un progetto creato su misura è pensato anche per potere crescere insieme all'azienda nel tempo.

Per tutti questi motivi l'impresa ha sempre la certezza di trovare in ogni momento la consulenza, il supporto e la professionalità di cui necessita.