Outsourcing amministrazione, contabilità e controllo di gestione: la soluzione scalabile per le PMI

Dall'adempimento fiscale al dato strategico in tempo reale

La maggior parte delle Piccole e Medie Imprese (PMI) gestisce la funzione amministrativa in modo frammentato: l'azienda "si arrangia" nella raccolta dei dati e nella gestione dell'amministrazione (riscossioni clienti, pagamenti fornitori, banche, ecc.), mentre il commercialista si concentra sulla sola contabilità fiscale. Questo modello genera purtroppo inefficienza e, soprattutto, una duplicazione di lavoro tra le parti.

L'outsourcing amministrativo e contabile risolve invece alla radice questo problema. I documenti vengono contabilizzati continuativamente e non per blocchi, con tutti i dati gestionali completi (condizioni di pagamento, ecc.), oltre a quelli fiscali. In questo modo l'azienda dispone di una situazione sempre aggiornata ed allo stesso tempo di una contabilità completa e regolare, pronta per il prosieguo degli adempimenti (bilancio, dichiarazioni fiscali, ecc.) da parte del commercialista.

Questa soluzione consente anche a piccole società di capitali, che non hanno una gestione interna della propria amministrazione e contabilità, di usufruire dell'automazione dei processi contabili e amministrativi, con un progetto dedicato in base alle proprie esigenze, a prescindere che l'azienda operi nel commercio all'ingrosso, nel commercio al dettaglio ed e-commerce, nell'ambito dei servizi alle imprese e gestioni cantieri, o nella produzione su commessa: in tutti i casi il risultato sarà comparabile ad una gestione interna aziendale.

Non si tratta infatti solo di delegare, ma di trasformare la gestione dell'amministrazione in un flusso costante di dati, automatizzato e verificato, che rende le informazioni immediatamente disponibili per il controllo di gestione (CdG).

1. Il principio guida: automazione per il lavoro ripetitivo, professionista per il supporto personalizzato

Il servizio proposto ribalta il concetto tradizionale di outsourcing basato sull'impiego di personale amministrativo di medio-basso livello per l'inserimento dati (data entry). In questo caso il lavoro ripetitivo lo svolge la macchina, liberando risorse per l'analisi e la consulenza di alto livello.

2. Il prerequisito: abbandonare la "gestione a vista" per massimizzare l'automazione

Perché la tecnologia funzioni al meglio, è necessario che i processi a monte siano fluidi ed organizzati. La gestione a vista, dove i documenti sono sparsi e gli adempimenti gestiti in modo non omogeneo, è purtroppo incompatibile con una gestione amministrativa automatizzata ed efficiente.

La prima fase del servizio è quindi costituita dal controllo e dall'organizzazione dei processi aziendali, per renderli fluidi ed automatizzabili. Questa non è mai "rigidità", ma al contrario un prerequisito di efficienza che vi libera da un'impostazione disordinata e caotica.

Prerequisiti di efficienza e di organizzazione dei processi

• Pagamento sempre dopo fattura: i pagamenti seguono sempre la fattura (salve rare eccezioni), per tracciabilità e controllo, e non viceversa.
• Utilizzo del bonifico bancario: la modalità predifinita per il pagamento dei fornitori è il bonifico bancario, che può essere organizzato ed automatizzato attraverso files SEPA SCT, universalmente accettati da tutte le banche.
• Blocchi di pagamento: si prediligono blocchi di pagamento programmati (es. metà e fine mese) per i fornitori, sostituendo la gestione manuale e disordinata delle singole disposizioni bancarie, per quanto possibile.
• Razionalizzazione delle spese: si evitano quando possibile decine di fatture passive ogni mese di pochi euro (es. ristoranti, carburante) a favore dell'utilizzo di carte aziendali dedicate, per evitare pagamenti anticipati rispetto alla fattura e per un miglior monitoraggio delle spese.
• Semplificazione degli acquisti minimi: si presta attenzione all'acquisto di minuteria sui marketplace online (p.es. Amazon, ecc.), verificando in particolare gli acquisti dall'estero che possono imporre adempimenti più onerosi, non giustificati per importi di acquisto minimi.
• Digitalizzazione totale: i documenti, inclusi quelli esteri, vengono gestiti tramite canali digitali dedicati (es. mails dedicate, PDF nativo, ecc.), facilitando la lettura e l'archiviazione automatica.

3. Il ponte strategico: l'amministrazione come base per il controllo di gestione

A differenza di un servizio contabile tradizionale, la soluzione di outsourcing tecnologico è strutturalmente predisposta per i servizi di controllo di gestione (CdG) e con tutti gli altri servizi che offro alle aziende. Le registrazioni vengono effettuate a cadenze ravvicinate da concordare (p.es. settimanalmente / bisettimanalmente / 2 volte in settimana, ecc.) con tutti i dati necessari inclusi quelli di pagamento, trasformando il dato contabile in:

1. Visibilità finanziaria immediata: tesoreria, liquidità e scadenzari clienti e fornitori sono sempre aggiornati e disponibili per implementare un completo monitoraggio della liquidità aziendale.
2. Dati di base pronti per l'analisi: Il dato è già verificato e completo, diventando la base ideale per implementare subito un sistema di controllo di gestione personalizzato, anche integrando ed incrociando i dati della gestione operativa aziendale (margini di ricarico o di produzione, calcolo dei margini su servizi e commesse, ecc.).

4. Vantaggi unici: scalabilità e zero rischio di lock-in

Outsourcing flessibile: amministrazione e controllo di gestione

Il servizio di outsourcing amministrativo può essere adottato sia in forma completa (Amministrazione + Contabilità + eventuale CdG), sia in forma modulare. Per le PMI che possiedono già un'amministrazione interna robusta, ma che necessitano di competenze specifiche per l'analisi avanzata dei dati aziendali, è pertanto possibile esternalizzare anche solo la funzione di controllo di gestione (CdG).

In quest'ultimo caso, mi interfaccio con il software gestionale ed i sistemi aziendali in uso, fornendo la metodologia, gli strumenti di analisi e il supporto professionale di alto livello per tradurre i dati gestionali in informazioni predittive e strategiche.

Soluzione modulare e scalabile

Il servizio è strutturato anche per aziende che inizialmente necessitano di un CdG "leggero" (es. solo Direct Costing e Tesoreria, ecc.). La struttura, tuttavia, è già pronta per essere scalabile: mano a mano che l'azienda e le sue esigenze crescono, si possono via via implementare strumenti più complessi come il budgeting ed il Full Costing.

Dashboard e KPI su misura

L'outsourcing è un servizio completo che non ha solo lo scopo di elaborare i dati, ma anche di fornire costantemente tutti le informazioni, affinché l'imprenditore possa poi prendere decisioni strategiche basate su dati reali ed aggiornati, grazie ad un sistema di reportistica personalizzato, che include dashboard e KPI costruiti su misura.

Una soluzione switchabile

Uno dei timori maggiori nell'outsourcing contabile è generalmente legata allo sviluppo futuro dell'azienda. Nel modello di servizio che propongo, questo rischio è pari a zero: non solamente tutti i processi, i flussi di dati e la reportistica sono documentati e esportabili, ma l'intero sistema di gestione è portabile internamente all'azienda mantenendo tutto lo storico, previo acquisto del software e formazione del personale addetto.

Se un domani l'azienda deciderà quindi di strutturarsi internamente per la gestione amministrativa e contabile, il passaggio avverrà senza soluzione di continuità, e l'impostazione proseguirà in maniera fluida all'interno dell'azienda, sempre mantnendo la possibilità di supporto tecnico da parte mia.

Inizio pagina