Dashboard e KPI: trasformare i dati in decisioni strategiche

Spesso si pensa che il controllo di gestione (CdG) sia fatto di tabelle infinite e numeri complessi. In realtà, l'obiettivo finale è l'esatto opposto: la massima sintesi e chiarezza. Le dashboard (cruscotti aziendali) ed i KPI (Key Performance Indicator, che tradotto significa indicatori chiave di prestazione) sono lo strumento che permettono di visualizzare in tempo reale l'andamento della propria impresa. Ma attenzione: la grafica è solo l'ultimo miglio di un percorso di consapevolezza molto più articolato.

1. L'analogia della cabina di pilotaggio: saper leggere gli strumenti

Se salissimo oggi sulla cabina di pilotaggio di un aereo di linea, saremmo sopraffatti da luci, quadranti e comandi. Senza il dovuto addestramento, quel cruscotto sarebbe inutile, se non pericoloso. Lo stesso accade in azienda: implementare una dashboard senza aver compreso la logica dei dati sottostanti non serve a nulla.

Per questo l'approccio alla consulenza per il controllo di gestione (CdG) è prima di tutto un percorso di formazione: si lavora insieme per capire a cosa servono i singoli indicatori, come vengono calcolati e cosa ci dicono realmente, affinché la dashboard diventi il vostro occhio sulla gestione e non un semplice esercizio estetico.

2. Un percorso progressivo: dal dato al grafico

Nessun cruscotto può essere efficace se i dati alla base sono sporchi o incompleti. Per questo motivo, la visualizzazione è sempre e solo l'ultimo passaggio. Prima della graficizzazione occorre infatti:

• Estrarre, normalizzare e verificare i dati grezzi dal software gestionale (processo possibile anche da gestionali datati, al contrario di quanto si potrebbe pensare);
• Elaborare ed aggregare i dati, anche in forma incrociata, a livello server via SQL, creando viste e stored procedures customizzate;
• Effettuare analisi avanzata con Python / Pandas, anche con strumenti di Machine Learning (ML) se necessario (ad esempio per l'analisi ABC, per la stratificazione del magazzino, ecc.);
• Identificare i singoli KPI (grafici) fondamentali;
• Costruire grafici personalizzati per la singola azienda;
• Infine, aggregare tutto in Dashboard interattive e customizzate.

Questo passaggio è fondamentale a prescindere dal settore di attività, che si tratti di commercio all'ingrosso e distribuzione commerciale, di commercio al dettaglio ed e-commerce, di servizi alle imprese e/o di gestione cantieri, oppure di produzione su commessa, occorre sempre partire dai dati grezzi, elaborarli, analizzarli ed infine visualizzarli.

3. Dal grafico al cruscotto: un percorso di consapevolezza

Per governare un'azienda non basta un solo numero. È necessario distinguere tra due strumenti complementari che spesso vengono confusi:

Come strumenti valuto sempre di volta in volta il sistema più adatto allo specifico progetto di controllo di gestione, tuttavia spesso prediligo due soluzioni molto interessanti, entrambe basate su strumenti open source: una soluzione web che utilizza JS Chart, molto semplice da usare, in grado di essere utilizzata direttamente da tutti i clienti, ed una soluzione avanzata utilizzando un potente strumento di Business Intelligence che è Metabase.

Questo passaggio non è solo tecnico, ma fa parte di un percorso formativo in cui affianco l'azienda nel comprendere prima il dato e poi la sua graficizzazione, per potere leggere i segnali della gestione aziendale e potere agire tempestivamente ogni volta che occorre.

4. Strumenti agili: Metabase e JS Chart per la vostra azienda

Per la visualizzazione dei dati prediligo queste soluzioni che sono potenti, flessibili e basate su strumenti open source:

Metabase: una piattaforma di Business Intelligence, disponibile con una versione open source, che permette di analizzare i dati, creare grafici, dashboard intereattive, creando report condivisibili con tutto il team in pochi click. È ideale per chi desidera uno strumento avanzato e per chi cerca autonomia nell'analisi dei dati.

JS Chart: librerie di graficizzazione JavaScript pensate per essere utilizzate da PHP e quindi in ambiente web, che consentono una personalizzazione totale, che utilizzo in un sistema web che metto a disposizione dei clienti, con possibilità di generare in autonomia (ed in tempo reale) i grafici che abbiamo implementato assieme.

5. Dashboard personalizzate vs Power BI e Tableau

Spesso molti mi chiedono perché non utilizzi generalmente strumenti come Power BI o Tableau, che ormai sembrano essere lo standard della Businesse Intelligence. Il punto è che non è tanto lo strumento in se' a fare la differenza, ma il lavoro che viene effettuato prima sui dati, a monte.

L'elaborazione avanzata e l'aggregazione via SQL lato server, unita alla potenza di strumenti come Python / Pandas / KLearn per analisi avanzate basate su Machine Learning (ML) ove necessario, è allo stato attuale la tecnologia in assoluto più efficiente che sia possibile realizzare per l'analisi dei dati.

Quando il dato è già stato processato in maniera avanzata, nell'ultimo step (la visualizzazione) i dati sono sostanzialmente già pronti e non resta altro che graficizzarli. Racchiudere un lavoro di analisi su tre livelli (SQL livello server, Python livello intermedio, SQLite livello finale) in un unico strumento come Power BI o Tableau, non consente di raggiungere gli stessi risultati.

Certo, questo approccio richiede elevate competenze a livello informatico e gestionale, che non sono alla portata di tutti, ed è qui che subentro io, gestendo tutti gli aspetti tecnici per i clienti. Una consulenza professionale a mio parere deve infatti offrire le migliori soluzioni, e non ci si può certo inventare il lavoro facendo un piccolo corso di Power BI e vendersi poi sul mercato come consulenti (come talvolta si vede purtroppo fare).

6. Quali KPI monitorare? Ogni azienda ha i suoi "motori"

Non esiste una lista di indicatori KPI (ossia grafici) valida per tutti. Ogni impresa ha i suoi "motori" del profitto e della gestione: il mio lavoro consiste pertanto nell'aiutarvi ad identificare i KPI (Key Performance Indicators) che contano davvero per la vostra specifica realtà, evitando al tempo stesso di disperdere la concentrazione su dati inutili. Attraverso KPI e dashboards possiamo monitorare ad esempio:

• Analisi della performance su base storica: confronto immediato tra vendite, margini e redditività durante l'esercizio, confrontando i dati dell'esercizio precedente, per verificare l'andamento degli indicatori chiave.
• Mix di vendita e redditività: scomposizione del fatturato mensile per tipologia, per capire i settori trainanti e quelli da monitorare.
• Stratificazione del magazzino: scomposizione delle scorte per rotazione e/o per marginalità media.
• Posizionamento e quote di mercato: visualizzazione della ripartizione delle vendite per singoli prodotti o categorie.
• Tesoreria e liquidità: analisi temporale dell'andamento della tesoreria, utilizzo dei fidi, disponibilità anticipi sbf, liquidità disponibile.
• Crediti clienti: scomposizione dei crediti verso clienti per tipologia di pagamento, scadenze, ritardi medi di pagamento, ecc..

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