Gestionali di impostazione datata: mantenere l'efficacia operativa e integrare l'analisi per il CdG

Non è sempre necessario cambiare software. Ecco come l'estrazione e la riorganizzazione dei dati grezzi consentono di implementare un Controllo di Gestione moderno.

Molte PMI si trovano in una situazione complicata: il gestionale in uso (per magazzino, produzione, contabilità) è un software di "vecchio stampo", ma al tempo stesso completo e personalizzato nel corso degli anni per le esigenze dell'azienda.

Ecco quindi che, anche se l'impostazione tecnica è inevitabilmente datata, molte aziende preferiscono rimandare un eventuale upgrade. Alla fine il software gestionale utilizzato funziona, il personale lo conosce, e sostituirlo sarebbe inevitabilmente... traumatico. Tuttavia questi sistemi non riescono generalmente a fornire tutte le informazioni necessarie per un controllo di gestione (CdG) efficace.

Il mio obiettivo è pertanto quello di superare questo paradosso: mantenendo la gestione operativa quotidiana così com'è ora, e quindi utilizzando il software che conoscete, implemento un sistema di CdG moderno ed avanzato, importando i dati su potenti database RDBMS ed elaborando poi i dati in maniera personalizzata ed incrociata via SQL. Il segreto non sta dunque nella sostituzione del gestionale aziendale, ma semplicemente nell'integrazione dei dati.

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Il problema delle elaborazioni limitate nei software datati

La rigidità e i costi di migrazione

Un gestionale di impostazione datata è spesso criticato per la sua interfaccia grafica, ma la vera debolezza risiede nella difficoltà di verificare, estrarre e riorganizzare in maniera approfondita i dati. I report interni sono rigidi e non permettono analisi incrociate necessarie per un CdG moderno, come l'analisi dettagliata dei margini o della redditività per commessa, per non parlare del monitoraggio della liquidità e della tesoreria.

Anche le analisi avanzate del magazzino, i margini di ricarico e di contribuzione, la stratificazione del magazzino e la svalutazione civilistica e fiscale dei beni obsoleti (c.d. Dead Stock) sono estramamente complesse se non impossibili da monitorare e gestire con un software di concezione datata.

Al tempo stesso la migrazione a nuovi sistemi gestionali (ERP) è dispendiosa e richiede un lungo lavoro di preparazione, di formazione e di "rodaggio" prima di andare a regime. Ecco perché è importante fornire un'alternativa molto più snella e meno invasiva che sia compatibile con il software gestionale in uso: lasciare che il software datato faccia il proprio lavoro operativo, mentre si va a creare una soluzione integrata e customizzata per l'analisi strategica.

Il software gestionale in uso offre infatti spesso una verticalizzazione specifica per l'attività, sia essa di commercio all'ingrosso e distribuzione commerciale, di commercio al dettaglio ed e-commerce, di servizi alle imprese e/o di cantieristica, oppure di produzione su commessa, per cui spesso viene richiesto un approccio conservativo, ossia in un intervento di integrazione, senza tuttavia stravolgere la situazione attuale.

L'integrazione basata su SQL: il ponte tra vecchio e nuovo

Sfruttare il dato grezzo con l'informatica gestionale

Grazie alla mia competenza informatica, partendo dai dati grezzi del vostro getionale, intervengo direttamente sull'elaborazione dei dati:

1. Estrazione dati legacy: Esporto le informazioni originarie nel dettaglio, per potere poi gestire qualsiasi tipo di elaborazione.
2. Normalizzazione: Verifico, riorganizzo e normalizzo il dato grezzo, pulendolo e strutturandolo per renderlo coerente con le logiche del CdG.
3. Importazione: Importo il dato pulito e normalizzato su un potente RDBMS separato ed ottimizzato, pronto per essere analizzato via SQL.
4. Analisi: Analizzo i dati con queries, vieste e Stored Proccedures SQL per elaborare in maniera incrociata ogni genere di informazione.
5. Reportistica: Predispongo un sistema di reportistica avanzato con i dati rilevanti per il CdG, grafici KPI e dashboard personalizzate.

Questo processo è la base per un CdG avanzato ed efficace. A differenza di soluzioni entry-level, basate quasi esclusivamente su strumenti di Business Intelligence come Power BI o Tableau, con questo approccio si interviene lungo tutto il processo del dato, dalla sua orgine alla sua elaborazione mirata ed incrociata. La visualizzazione finale non è che l'ultimo passaggio di un processo molto più complesso ed articolato che parte dai dati grezzi.

Il vantaggio del dato grezzo per il CdG strategico

Flessibilità e precisione analitica

Lavorare direttamente sul dato grezzo del vostro software gestionale offre una flessibilità che nessun report pre-confezionato può dare.

• Analisi personalizzate: Ogni elaborazione è specificatamente progettata e calibrata sulla vostra azienda.
• Viste complessive: È possibile incrociare dati diversi, ad esempio contabili e magazzino, fatturazione e tempi di produzione.
• Qualità del dato: La fase di verifica e di normalizzazione agisce come un filtro di qualità, intercettando errori non filtrati sul vostro gestionale.
• Indipendenza dal fornitore: Non dipendete più dal vostro fornitore software per ottenere reportistiche personalizzate; tutto può essere gestito in azienda.
• Integrazione con gli strumenti aziendali: Tutte le elaborazioni possono integrarsi con gli altri strumenti informatici o da ufficio utilizzati.

In questo modo anche un software gestionale datato può diventare la base per un moderno controllo di gestione avanzato.

Infine, se in futuro deciderete di sostituire il vostro software gestionale, sarà possibile mantenere la maggior parte del lavoro fatto, importando i dati dal nuovo software ERP aziendale.

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