Controllo di gestione per la produzione su commessa: monitoraggio lineare della marginalità

Per le PMI che producono su commessa, il controllo di gestione (CdG) non deve essere un esercizio teorico, ma un supporto concreto alla redditività. Spesso l'imprenditore sa quanto ha fatturato, ma non sa con precisione quanto gli è "rimasto in tasca" da ogni singolo lavoro. La soluzione si basa su un sistema snello di costing diretto, mutuato dalla gestione dei servizi, che permette di monitorare l'andamento dei progetti senza appesantire l'operatività quotidiana.

1. Costing di commessa: materiali, ore e attrezzature

Il punto di partenza è l'identificazione dei costi diretti imputabili a ciascun progetto. Attraverso strumenti di rilevazione potenti ma al tempo stesso semplici da usare, basati su robusti database RDBMS, si vanno a monitorare l'impiego dei materiali, il conteggio delle ore uomo effettive e l'utilizzo delle attrezzature. Questo permette di determinare il margine di contribuzione di ogni singola commessa, identificando immediatamente quali lavori generano profitto e quali, invece, presentano una marginalità inferiore rispetto alle previsioni.

2. Analisi degli scostamenti: preventivo vs consuntivo

Un sistema di controllo di gestione efficace deve permettere il confronto costante tra quanto stimato in fase di offerta e quanto realmente accaduto in sede di produzione. Non si tratta di cercare colpevoli, ma di affinare la capacità di preventivazione futura. Se determinate lavorazioni richiedono sistematicamente più tempo rispetto al previsto, è fondamentale saperlo per intervenire nell'organizzazione del lavoro o per rimodulare il pricing e le strategie commerciali.

3. Una gestione lineare: meno burocrazia, più controllo

È importante evitare modelli eccessivamente complessi che mal si adattano alla realtà delle PMI italiane. Spesso l'imprenditore si trova costretto a scegliere tra complessi software gestionali WBS (Work Breakdown Structure) per la scomposizione gerarchica dei progetti, che rischiano di essere sovradimensionati per una PMI, oppure "arrangiarsi" ad analizzare i dati con strumenti interni, spesso poco efficaci.

Altre volte l'azienda utilizza software gestionali vecchi e datati che non consentono un'analisi dettagliata ed incrociata dei dati di gestione, e che talvolta risultano anche eccessivamente generici per la tipologia di attività esercitata.

Per questo la mia impostazione è quella di implementare una soluzione moderna ed efficace, evitando tuttavia sistemi troppo complessi da gestire lato azienda, o comunque procedure che rallentano eccessivamente il lavoro operativo. Preferisco adottare un approccio lineare che permette di imputare i dati in modo rapido, garantendo all'imprenditore una chiara visione d'insieme, senza complicare inutilmente le cose.

4. Valutazione dei lavori in corso (WIP) per il bilancio

La corretta valutazione delle rimanenze per lavori in corso a fine esercizio è fondamentale non solo per il controllo interno, ma anche per la redazione di un bilancio d'esercizio corretto. Occorre pertanto impostare un sistema di analisi dei dati necessari per una valutazione oggettiva dei costi sostenuti per le commesse non ancora concluse, facilitando il compito del commercialista e garantendo una rappresentazione veritiera della situazione aziendale.

5. Dai dati grezzi del gestionale all'analisi con SQL e Python

Se il vostro è un gestionale datato che non permette analisi avanzate, oppure se attualmente ripiegate su qualche strumento interno entry-level (fogli Excel, ecc.) per monitorare i dati di gestione, è possibile riorganizzare i flussi di lavoro in modo efficace, estraendo i dati grezzi dal gestionale e rielaborandoli su database SQL esterni oppure costruendo un sistema software personalizzato per la gestione quotidiana e l'analisi avanzata, implementando ove occorra un sistema di analisi avanzato con Python, basato sul Machine Learning.

Questo permette di incrociare tutti i dati di gestione, i tempi di lavoro, l'utilizzo dei materiali e delle attrezzature con i dati amministrativi e contabili, per implementare un sistema di reportistica personalizzata e di analisi della marginalità su commessa che permetta al management di monitorare in modo tempestivo la redditività delle commesse e, più in generale, i punti di forza e di debolezza della struttura aziendale nel suo insieme, anche attraverso dashboard e KPI personalizzati.

6. Flussi di cassa e gestione degli acconti

Nella produzione su commessa, la gestione finanziaria costiutisce un punto delicato e fondamentale da affrontare in un progetto di CdG avanzato. Monitorare la liquidità e la previsione di cassa è essenziale per coordinare tutte le spese correnti con l'incasso degli acconti e dei saldi sui lavori. La previsione degli incassi in base ai lavori in corso e degli acquisti da sostenere diventa quindi un tassello fondamentale per una gestione aziendale serena e consapevole.

7. Budget e forecasting: uscire dalla navigazione a vista

Un sistema di controllo di gestione avanzato non guarda solo i dati consuntivi, ma aiuta l'imprenditore ad impostare budget attraverso una precisa attività di forecasting, che ha l'obiettivo di dare consepovelezza nella gestione d'impresa, uscendo dalla "navigazione a vista". In poche parole è necessario dare forma ai progetti ed ai modelli di business, trasformandoli in numeri. Questo permette di potere già in corso d'anno analizzare gli scostamenti, consentendo quindi di intervenire prima che sia troppo tardi.

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