Analisi degli scostamenti: dal dato contabile alla diagnosi aziendale

Interpretare il "perché" delle differenze tra budget e consuntivo

Come abbiamo visto nell'articolo sul budgeting, l'analisi degli scostamenti (o variance analysis) è il momento della verità nel Controllo di Gestione (CdG). Se il budget rappresenta la rotta pianificata, l'analisi degli scostamenti è il radar che ci dice se siamo fuori percorso e, soprattutto, perché.

Per una PMI, non è sufficiente sapere che il profitto è inferiore alle attese; è vitale distinguere se la causa sia un calo delle vendite, un aumento dei prezzi delle materie prime o un'inefficienza interna nei processi gestionali ed organizzativi.

Chiaramente l'analisi degli scostamenti varia a seconda del settore di attività, perché un'azienda di commercio all'ingrosso ha esigenze diverse da un'impresa che opera nel, commercio al minuto ed e-commerce, o rispetto ad un società di servizi alle imprese e gestioni cantieri, oppure ancora da un'azienda che effettua produzione su commessa.

1. Oltre il confronto statico: la necessità del budget flessibile

Il limite di molti sistemi contabili tradizionali è il confronto tra il budget statico (ossia come impostato in sede di pianificazione) ed il consuntivo. Questo approccio è spesso fuorviante: se si è venduto meno del previsto, è ovvio che si avrà un minor consumo di merce o di materie prime e, più in generale, di tutti i costi variabili.

Per questo motivo affronto l'analisi degli scostamenti introducendo il concetto di budget flessibile: in poche parole nella prima fase dell'analisi si ricalcolano i costi variabili in funzione dei volumi di vendita effettivamente realizzati. Solo così è infatti possibile focalizzare l'impostazione dei dati previsionali e se necessario aggiornarla, affinché sia il più possibile aderente alla realtà aziendale, distinguendo quelle che sono invece semplici variazioni logiche dovute all'entità di ricavi diversi rispetto alla pianificazione (questo punto ovviamente è fondamentale e va valutato a parte, ma non c'entra con la struttura tecnica utilizzata nel forecasting).

2. Il metodo diagnostico a due livelli

L'approccio a due livelli funge pertanto da vero e proprio "stress test" del modello aziendale, perché permette di distinguere due concetti fondamentali, la stima dei ricavi (che è sempre la più aleatoria e difficile da prevedere) riseptto alla robustezza del metodo di calcolo.

In poche parole, se si vende di meno, è normale che il costo della merce (e degli altri costi variabili) scenda. E viceversa se le vendite sono maggiori delle previsioni. Ma se ricalibrando i costi ai ricavi effettivi ci troviamo ancora di fronte a scostamenti importanti, significa che il modello di calcolo, ed in particolare la classificazione dei costi fissi e variabili, è ancora da affinare.

Livello 1: validazione del modello

In questa fase si sostituiscono semplicemente nel budget i ricavi previsti con quelli effettivamente conseguiti, mantenendo invariati gli indici di costo e i costi fissi pianificati.

Il valore di questo test: se il risultato economico di questa simulazione differisce drasticamente dal consuntivo reale, abbiamo la prova certa che l'errore non è (solo) nella stima delle vendite, ma nella nostra struttura di costo o nella classificazione dei costi fissi e variabili e quindi è necessario rivedere ed affinare il processo di previsione.

Livello 2: scomposizione delle variazioni

Una volta validata la struttura, si scende nel dettaglio analitico per individuare le cause, ad esempio:

• Dinamiche di vendita (volume e mix): non si tratta solo di "aver venduto meno", ma di capire se c'è stata una sorta di "saturazione" delle vendite con prodotti a basso margine che hanno "rubato" spazio a quelli più redditizi, o se gli sconti eccessivi fatti per chiudere i contratti hanno vanificato l'aumento dei volumi.
• Dinamiche di acquisto (prezzi e mercato): l'analisi isola l'impatto dei rincari delle merci, delle materie prime o dell'energia. Questo permette di capire se la perdita di margine è causata da un'inefficienza interna o se si sono verificate dinamiche di mercato che non sono state "ribaltate" prontamente sui listini.
• Resa ed operatività (efficienza reale): per le aziende di servizi o di produzione su commessa un eccesso di ore lavorate rispetto alle previsioni può indicare colli di bottiglia, manutenzioni straordinarie non previste o una difficoltà nel rispettare i tempi standard di produzione. Identificare questo scostamento significa poter intervenire sull'organizzazione del lavoro, non solo sui numeri.

3. Trasformare lo scostamento in azione correttiva

L'analisi degli scostamenti non è un esercizio accademico, ma una guida per potere assumere decisioni immediate. Grazie a questa analisi è possibile ad esempio decidere se:

1. Rivedere i prezzi di vendita: se lo scostamento di prezzo sta erodendo i margini può essere necessario rivedere la politica di pricing, spesso non in maniera generalizzata, ma con riferimento alle situazioni più critiche che sono emerse (clienti con marginalità inferiore rispetto al previsto, categorie di articoli che portano margini diversi rispetto alla pianificazione, ecc.).
2. Revisionare l'impostazione: valutare se l'impostazione dei processi aziendali è funzionale ed intervenire per migliorare complessivamente l'efficienza della gestione.
3. Potenziare l'azione commerciale: individuare strategie commerciali mirate per uno sviluppo adeguato del fatturato.
4. Analizzare il mercato in modo strutturato: decidere di investire tempo e risorse per un'analisi approfondita del mercato di riferimento per focalizzare le potenzialità concrete e le modalità di offerta.
5. Diversificare l'offerta: valutare una revisione degli articoli trattati per renderla più aderente alle richieste del mercato.
6. Diminuire i costi fissi: se la struttura non è più sostenibile con i volumi attuali e non ci sono prospettive concrete di aumento dei ricavi nel breve termine.
7. Ottimizzare la produzione: se emerge uno scostamento di efficienza negativo sulle ore uomo o sui materiali.

In questo percorso di analizi aziendale l'utilizzo di strumenti di reportistica personalizzata e di dashboard ed indici KPI realizzati su misura rende molto più immediato l'analisi dei dati e degli scostamenti rispetto alle previsioni.

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