Organizzazione dei processi aziendali per PMI

Che cos’è l’organizzazione aziendale e perché incide sulla redditività

Perché strutturare i processi interni è strategico per una PMI? Perché è l'organizzazione interna di un'azienda a fare la differenza in termini di efficienza della gestione e quindi di redditività.

La gestione dell'organizzazione interna aziendale e dei flussi di lavoro dovrebbe quindi essere considerata una vera e propria priorità per le imprese, anche se spesso è invece purtroppo un aspetto ancora sottovalutato e talvolta perfino trascurato, soprattutto nelle PMI (Piccole e Medie Imprese).

Tuttavia è ancora frequente vedere l'organizzazione interna degli uffici aziendali impostata ancora con strumenti ormai datati, quando non addirittura gestita "a vista", nel senso che mancano proprio delle procedure aziendali da seguire ed un'organizzazione del lavoro che sia lineare, ordinata ed efficace.

Questo rappresenta un elevatissimo fattore di rischio, in quanto impedisce all'azienda di strutturarsi e di evolvere come il mercato richiederebbe. È un po' la storia del cane che si morde la coda, l'impresa avrebbe potenziale per crescere e migliorare la redditività, ma non riesca a liberare tempi e risorse per poterlo fare in modo efficiente.

Ecco dunque il senso e lo scopo di un servizio di consulenza che va ad affiancare l'imprenditore ed il team amministrativo nel riordinare ed automatizzare ove possibile la propria gestione interna.

Questa attività si articola essenzialmente in tre fasi:

L'organizzazione ottimale dei flussi di lavoro è anche il presupposto fondamentale per potere poi successivamente automatizzare le attività di routine, incluse quelle dell'area amministrativa e contabile, grazie agli enormi sviluppi della tecnologia e della digitalizzazione di questi ultimi anni.

Alcune informazioni aggiuntive sono disponibili anche alla pagina delle FAQ (Domande frequenti) , in cui sono trattati gli aspetti generali relativi ai servizi offerti.

Organizzazione dei processi aziendali: metodo e automazione

Consulenza per l'automazione ed ottimizzazione dei processi

Partendo da una mappatura dei processi attuali, dall'organizzazione dei flussi di lavoro correnti e dalle esigenze dell'impresa, nonché dalle sue caratteristiche peculiari, si analizzano e si razionalizzano i processi operativi con l'obiettivo di renderli il più possibile lineari, efficienti ed integrati con gli altri processi aziendali.

Questa attività non è strettamente limitata solamente agli aspetti interni, ma può in una certa misura coinvolgere anche le controparti con cui opera la società.

In certi casi potrebbe ad esempio essere funzionale rivedere le modalità di pagamento ad alcuni fornitori, non tanto nella dilazione, ma nella metodologia, preferendo ad esempio i bonifici bancari, che consentono un maggiore controllo ed un'elevata automazione, alle "tradizionali" RiBa, meno efficienti per l'azienda cliente (contrariamente a quanto si potrebbe pensare).

In altri casi si potrebbero eventualmente strutturare nuovi indirizzi e-mail aziendali destinati a compiti specifici, come la ricezione delle fatture estere, e così via. O ancora rivedere le modalità tecniche di anticipo effetti presso le banche (conto unico, doppio conto, ecc.).

La parola chiave dovrebbe essere semplificazione degli adempimenti, perché tanto più le procedure sono lineari e chiare, tanto meglio le attività interne possono poi essere organizzate ed anche automatizzate.

Non si tratta naturalmente di un'attività svolta alla cieca, ma strettamente concordata e coordinata a 4 mani con l'imprenditore, valutando caso per caso dove sia o non sia possibile procedere negli aspetti che hanno una rilevanza "esterna", ossia che coinvolgono direttamente o indirettamente soggetti terzi quali banche, clienti e fornitori, così come dove sia invece più prudente mantenere l'impostazione attuale, eventualmente anche con un possibile percorso di gradualità nelle implementazioni da apportare.

Un aspetto assolutamente fondamentale è rappresentato dalla scrittura delle procedure, affinché siano raccolte in maniera organizzata e sempre disponibili in azienda per il personale che svolge i compiti amministrativi ed operativi all'interno dell'impresa.

Questo punto è particolarmente importante affinché i processi da seguire siano chiari ed inoltre diventa essenziale quando per qualsiasi motivo ci siano avvicendamenti di personale, anche ad esempio per cause ordinarie quali ferie e malattie.

L’importanza dei processi aziendali: ordine, metodo, controllo

Come ottimizzare i processi aziendali per la crescita

Una gestione imprenditoriale efficiente non può prescindere da un'impostazione strutturata ed efficace dei processi aziendali, che si articola essenzialmente secondo tre punti fondamentali:

Questo implica che occorre abbandonare qualsiasi tipo di gestione "a vista", ossia quando le attività vengono svolte senza un'impostazione definita, in modo di volta in volta differente e/o con frequenze non impostate, a seconda di come vanno le cose.

Il passaggio non è affatto banale, perché implica di assumere un ruolo attivo per organizzare la gestione a monte, affinché a valle i documenti e le attività possano poi essere organizzabili con successo ed efficacia.

In ambito amministrativo e contabile, ad esempio, occorre prestare molta attenzione a categorizzare le attività e ad impostare dei flussi di lavoro logici e chiari.

In molte PMI ancora oggi i flussi di lavoro sono invece spesso poco strutturati e senza un metodo di gestione alla base, ed il personale corre e fatica a stare dietro alle cose mano a mano che arrivano.

Per fare un esempio, se il processo primario è rappresentato dalla fattura, il processo secondario il controllo della fattura ed il processo finale il pagamento, ne consegue che - salve particolarissime eccezioni non evitabili - la regola generale dovrebbe essere che nessun pagamento dovrebbe avvenire fintanto che non è pervenuta la relativa fattura.

Ancora, i pagamenti a fornitori dovrebbero - sempre per quanto possibile - essere organizzati per blocchi, mensili, quindicinali settimanali, organizzando pertanto dei flussi di pagamento che possono essere agevolmente automatizzati.

Analogamente, i metodi di pagamento da utilizzare dovrebbero essere compresi tra quelli che garantiscano una tracciabilità ed una gestione il più possibile automatizzata, in questo senso ad esempio il bonifico bancario è in assoluto il metodo più efficiente in quanto gestibile nell'ambito di files SEPA SCT che possono essere completamente automatizzati in base agli standard interbancari europei.

Tutte le attività organizzate devono infine confluire in un organizer con un planner, ossia uno strumento di monitoraggio e di pianificazione, che può essere integrato al software gestionale, oppure essere gestito con un CMS a parte, o che comunque possa includere la gestione operativa di tutti i compiti e le attività aziendali.

Ogni singola attività deve poi avere delle linee guida chiare e dettagliate per permettere a chiunque del personale addetto di conoscere la modalità di gestione corretta di ogni procedura aziendale.

Le linee guida non sono altro alla fine che la raccolta analitica di tutte le procedure aziendali e la loro gestione anche attraverso strumenti informatici o digitali, per consentirne un puntuale monitoraggio ed un controllo preciso e tempestivo.

Riorganizzazione dei processi aziendali

Check-list operative ed organizzazione aziendale pratica

Affinché l'organizzazione dei processi aziendali e la definizione di idonee linee guida da seguire sia funzionale ed efficace, è fondamentale impostare un articolato sistema di monitoraggio e di controllo, il quale ancora una volta è importante che sia logico, razionale e strutturato.

A volte quando si parla di controlli manca in primis l'impostazione di un metodo corretto, spesso si cerca di verificare e rivedere un po' in generale quello che si è fatto, ma senza una concezione precisa di cosa, come ed ogni quanto controllare.

Il controllo è invece una vera e propria arte, che deve riflettere l'impostazione dei processi, ma al tempo stesso tenere sempre ben presente la complementarità tra automazione e supervisione.

Di conseguenza alcuni controlli possono essere impostati in maniera automatizzata, in questo caso è il sistema informatico a controllare a tappeto tutti quegli aspetti che sono stati definiti in occasione dell'organizzazione dei processi e di attenzionare alcuni punti, in base a parametri ben definiti, su cui poi concentrare la supervisione "umana".

In questo modo il personale aziendale è in grado di concentrarsi su tutti quegli "alert", ossia situazioni che possono presentare anomalie o che comunque è opportuno verificare, in maniera rapida, veloce ed efficace.

Accanto a questi controlli "mirati", devono poi essere affiancati dei controlli a campione, generalmente impostati a rotazione, che vanno a coinvolgere tutti quegli aspetti che non possono essere "attenzionati" in maniera totalmente automatizzata.

Questa logica consente di realizzare due importanti vantaggi:

L'attuazione concreta di un sistema di controllo si realizza sia mediante l'implementazione di procedure di controllo automatizzato, sia con l'adozione di idonee check-list operative per affidare ruoli e responsabilità, totalmente personalizzate per l'azienda.

Le check-list operative non sono altro che procedure che elencano i punti da verificare e l'esito del controllo. Ogni check-list ha una propria periodicità di esecuzione. Avremo ad esempio check-list quotidiane, settimanali, quindicinali, mensili, trimestrali, annuali e così via.

Questa soluzione consente una gestione estremamente efficiente, ma al tempo stesso anche guidata e semplice da seguire.

Automazione dei processi aziendali

Come rendere i processi più veloci e sicuri

Automatizzare la routine, mantenere la supervisione umana: potrebbe essere questa la frase che meglio di ogni altra si addice a definire l'automazione dei processi aziendali.

Oggi l'automazione riveste un'importanza fondamentale in tutti i settori, in quanto la tecnologia moderna consente ormai di sostituire la maggior parte delle attività ordinarie e ripetitive con una gestione automatizzata.

La corretta organizzazione dei processi aziendali è fondamentale per creare le basi per un'automazione corretta e funzionale, che non può infatti prescindere da una gestione lineare, ordinata ed ottimale dei flussi di lavoro.

In poche parole, si può automatizzare bene solamente ciò che è impostato bene a monte. Più i processi aziendali sono coerenti e strutturati, maggiore sarà pertanto il livello e la qualità dell'automazione che si potrà sviluppare.

L'automazione può andare quindi a completare la riorganizzazione dei processi, integrandosi con gli altri strumenti informatici aziendali, incluso il software gestionale esistente, diventando un vero e proprio punto di forza per migliorare l'efficienza della propria gestione.

In questo modo si ottiene un risparmio colossale di tempo che può finalmente essere investito in compiti più strategici come ad esempio il controllo di gestione, unitamente alla contestuale riduzione dell'incidenza dell'errore umano.

È tuttavia fondamentale impostare una sorta di sinergia tra le attività automatizzate e la supervisione "umana", affinché i compiti di routine possano essere automatizzati, mantenendo tuttavia al tempo stesso la completa supervisione da parte del team amministrativo, che in questo modo, mano a mano che l'automatizzazione procede, può gradualmente focalizzarsi sempre di più sull'analisi e sul costante monitoraggio dei dati di gestione.

Per maggiori dettagli si consiglia di visitare l'apposita pagina automazione.

Quando serve una riorganizzazione aziendale?

Linee guida per una riorganizzazione aziendale efficace

Quando il cambiamento diventa strategia: così si potrebbe definire in altre parole un intervento di riorganizzazione aziendale.

Nel corso della vita di un'impresa possono infatti verificarsi situazioni particolarmente complesse, per cui la riorganizzazione delle procedure interne non è da sola sufficiente, ma deve essere integrata nell'ambito di un intervento più articolato e trasversale, che va a coinvolgere tutto il progetto d'impresa.

Questo può succedere ad esempio quando occorre ripensare l'attività per adeguarla al cambiamento del mercato di riferimento, ad esempio negli aspetti tecnologici e digitali, o anche nell'evoluzione dell'offerta dei beni e servizi, ma può verificarsi anche per fattori interni, come l'uscita di persone-chiave, la difficoltà nel reperimento del personale, e così via.

Altre volte è la stessa crescita dell'azienda che richiede di intervenire a 360 gradi, ripensando il modello di impresa, a partire dalla forma giuridica, dalla governance, dall'inquadramento fiscale e societario, dai rapporti con le banche e dall'organizzazione di base, che deve essere coerente con la nuova dimensione aziendale e le prospettive a medio-lungo termine.

Una casistica molto importante è rappresentata dai passaggi generazionali, oppure quando intervengono cessioni delle quote o delle azioni o comunque cambia il management aziendale: in tutti questi casi occorre confrontarsi con i nuovi imprenditori e referenti e rivedere eventualmente l'impostazione complessiva, in modo che sia coerente ed adeguata alla nuova visione del progetto d'impresa.

Infine - ed è relativamente frequente - una riorganizzazione complessiva è necessaria tutte le volte che l'impresa si trova ad affrontare contrazioni di fatturato, non temporanee, oppure difficoltà con la liquidità, o altre problematiche per cui occorra magari impostare una struttura più flessibile, in grado di adattarsi meglio alla situazione attuale.

Sono tutte situazioni in cui occorre cambiare per crescere, in modo da costruire una struttura aziendale adeguata alle nuove sfide che l'azienda deve affrontare.

Quando serve una riorganizzazione aziendale strutturata occorre sempre impostare un percorso personalizzato e su misura, concordato e condiviso a 4 mani con il managment della società.