Costing reale su commessa: margini certi per aziende di servizi, manutenzioni e cantieristica

L'unica via per un margine certo è l'analisi personalizzata del costo del lavoro e dei costi indiretti per singola commessa.

Se gestite un'azienda di servizi, ad esempio un'impresa di pulizia o di vigilanza, un'azienda di impiantistica, una società che gestisce cantieri o lavori su commessa, avrete sicuramente sperimentato questa problematica: i ricavi dei singoli progetti sembrano coprire i costi, eppure alla fine il margine effettivo si rivela inferiore alle aspettative.

Nonostante il vostro software gestionale fornisca un bilancio anche per centri di costo, l'incertezza permane. Il problema risiede nella metodologia: la contabilità analitica tradizionale, non supportata da un'analisi approfondita dei dati di gestione, non riesce ad imputare correttamente i costi indiretti e soprattutto il costo del lavoro alla singola commessa.

Il mio obiettivo è allora trasformare questa incertezza in certezza, fornendo uno strumento di calcolo del costing che aderisca perfettamente alla realtà operativa dei vostri progetti.

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1. L'illusione della contabilità analitica standard: perché il margine per cantiere non torna

Il problema dell'imputazione standardizzata dei costi indiretti

La maggior parte dei software gestionali utilizza metodi semplificati di contabilità analitica per imputare semplicemente i costi ad un centro di costo o ad una commessa. Il monitoraggio dei tempi di lavoro di ciascun collaboratore ed i relativi costi molte volte non sono tracciati analiticamente. Spesso, inoltre, i costi indiretti (amministrazione, manutenzione, logistica non specifica) vengono distribuiti utilizzando sistemi semplificati, come coefficienti percentuali o basi di riparto fisse.

Questo approccio è veloce, ma è anche il principale responsabile delle distorsioni del margine. Se i vostri costi ed i ricavi sono calcolati su un margine teorico, l'impatto dei costi indiretti non correttamente assegnati può far apparire come redditizia una commessa che, nella realtà, sta erodendo liquidità. Il risultato? Non sapete esattamente quali servizi o progetti siano realmente vantaggiosi per la vostra azienda, quali possano presentare margini di miglioramento e quali siano invece critici.

Il problema risiede nel fatto che la contabilità analitica standard per centri di costo applica riparti generici, senza tuttavia distinguere correttamente tra approcci come il Direct Costing (solo costi diretti) ed il Full Costing (costi diretti e indiretti) in modo dinamico e reale per ogni progetto.

Per un costing su commessa affidabile, è necessario un sistema che tenga conto delle specificità operative di ogni progetto e che non si affidi a riparti generici.

Costi invisibili che erodono il margine

Oltre ai costi indiretti, ci sono elementi che i sistemi standard faticano a tracciare con precisione per la singola commessa, creando un margine percepito distorto:

• Calcolo delle rese orarie: sistema di calcolo che tenga conto di tutti e tempi e dei ricavi effettivamente fatturati.
• Costi di trasferimento e gestione interna: movimenti di magazzino o attrezzature tra cantieri.
• Lavoro non produttivo: ore dedicate a preventivazione, riorganizzazione o formazione, spesso non correttamente scorporate dal totale ore imputate al cliente.
• Scostamenti delle tempistiche: differenze tra i tempi previsti e quelli effettivamente impiegati.
• Scostamenti di consumo materiali: differenze tra i materiali previsti e quelli effettivamente utilizzati, specie in caso di gestione multi-deposito.

Per risolvere questi problemi e ottenere un margine effettivo, è necessario partire dal dato transazionale grezzo e poi costruire un sistema su misura.

2. Il costo del lavoro e la sua corretta imputazione per commessa: la variabile critica

Superare la semplice imputazione oraria

Nelle aziende di servizi e/o di cantieristica, il costo del lavoro è spesso la voce di spesa più significativa e la più difficile da imputare correttamente. Non basta registrare le ore complessivamente lavorate; è fondamentale collegare ogni ora al suo costo effettivo e alla sua natura (produttiva vs. non produttiva, straordinario vs. ordinario), per ottenere un calcolo corretto delle rese orarie e della marginalità dei cantieri.

Questo richiede una precisa gestione organizzativa dei tempi e delle presenze. Se il dato di base (l'ora lavorata) non è tracciato con precisione, tenendo conto di orari, straordinari, assenze e sostituzioni, qualsiasi calcolo di costing sarà infatti impreciso. Per questo mi occupo anche di costruire soluzioni software e processi, il più possibile automatizzati, che garantiscano la gestione ed il monitoraggio di tutta l'organizzazione delle attività e dei cantieri.

La mia metodologia prevede la gestione analitica di tutti i tempi utilizzati nell'attività, l'integrazione tra i dati di gestione delle commesse e l'analisi del costo orario effettivo, che include anche i costi accessori. Questo processo permette di:

1. Calcolare il costo orario reale: Non un valore medio, ma il costo preciso per risorsa/qualifica, basato su dati analitici.
2. Assegnazione precisa: Assegnare il costo specifico e i tempi di lavorazione ad ogni progetto ed a ogni attività del servizio.
3. Controllo delle aree a bassa redditività: Confrontare in tempo reale i ricavi del cantiere o della commessa con il costo effettivo in consuntivo, identificando subito i cantieri con redditività insufficiente oppure in perdita.

Solo in questo modo è possibile avere un margine lordo di commessa che sia attendibile su cui basare le decisioni future (es. rinegoziare i prezzi o cambiare i processi).

3. La mia soluzione Custom: database RDBMS e Logiche SQL per il costing certo

Analisi incrociata dei dati per il controllo di gestione su commessa

Per ottenere un costing reale su commessa, l'approccio che adotto è basato sulla gestione dei dati su database RDBMS (solitamente Firebird SQL, per la sua robustezza e capacità analitica). Questo mi permette di creare una struttura di analisi flessibile e completamente personalizzata.

L'integrazione informatica con logiche SQL avanzate consente infatti di:

• Valutare la natura dei costi indiretti: Identificare la tipologia e natura di questi costi, con particolare riferimento alla distizione tra costi fissi e costi variabili.
• Riconciliare dati eterogenei: Incrociare i dati contabili (fatture, costi generali) con i dati gestionali/operativi (rilevazioni di cantiere, presenze, consumi di magazzino, ecc.).
• Simulare scenari (pricing): Una volta definito il costo reale, si possonono simulare variazioni di prezzo e di processi per massimizzare il margine di commessa sui progetti futuri.

La trasformazione della vostra gestione aziendale

Adottare un sistema di controllo di gestione su commessa basato su dati certi è l'unico modo per abbandonare la navigazione a vista. In questo modo è possibile:

1. Stabilire i prezzi con cognizione di causa: Sapere esattamente qual è il margine realizzabile.
2. Identificare i clienti/progetti meno redditizi: Focalizzare le risorse dove la marginalità è meno elevata.
3. Monitorare la liquidità (cash flow): Prevedere l'andamento finanziario in base ai margini reali e ai flussi di incasso delle commesse.

La mia competenza multidisciplinare in gestione aziendale e informatica gestionale mi permette di costruire il sistema di costing che i software standardizzati non possono offrire, creando un sistema di reportistica su misura che include dashboard e KPI personalizzati.

4. Automazione per liberare risorse per il controllo di gestione

In molte aziende di servizi si vorrebbe implementare un sistema di controllo di gestione, ma il personale amministrativo è spesso oberato di lavoro, tra la gestione dei cantieri e quella amministrativa. Intervenendo però sull'organizzazione dei processi, si può intervenire riducendo drasticamente il tempo viene spesso perso in compiti ripetitivi ed in processi manuali, che possono essere automatizzati con successo.

L'obiettivo è pertanto quello di eliminare tempo dal lavoro di routine per investirlo nel controllo di gestione, che è un'attività strategica per l'azienda. Se le risorse amministrative sono infatti impegnate in compiti manualizzati, come la riconciliazione manuale delle banche o l'inserimento da prima nota di dati contabili, non potranno avere il tempo per dedicarsi all'analisi della gestione. L'automazione non sostituisce infatti le persone, ma le qualifica.

Attraverso l'automazione dei processi amministrativi e contabili, si trasforma l'ufficio amministrativo e contabile interno da un costo aziendale ad una vera e propria risorsa strategica.

5. Budget e forecasting: sostituire la pianificazione alla navigazione a vista

Un controllo di gestione moderno non guarda solo il passato, ma affianca l'imprenditore nell'impostazione dei bilanci di previsione (budget), attraverso una precisa attività di forecasting. In poche parole occorre dare forma alle proprie previsioni, trasformandole in numeri. Questa attività è fondamentale per potere già in corso d'anno analizzare gli scostamenti, per potere intervenire prima che sia troppo tardi.

6. La gestione della liquidità e della tesoreria: l'importanza di un monitoraggio a 360 gradi

In un'azienda nulla dovrebbe essere gestito "a vista", né con strumenti "di fortuna" quali fogli Excel qua e là. Alla base di tutto dovrebbe sempre esserci un'impostazione e delle linee guida da seguire. Questo riguarda naturalmente anche la gestione della liquidità e della previsione di cassa, per tenere costantemente monitorata la liquidità aziendale, i fidi bancari e l'eventuale smobilizzo dei crediti.

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