Outsourcing amministrativo e contabile

La soluzione su misura per aziende senza ufficio contabile interno

Si tratta di un servizio completo di outsourcing amministrativo e contabile, pensato per PMI senza ufficio contabile interno, che unisce la gestione dell'amministrazione aziendale a quella contabile. L'amministrazione e la contabilità vengono aggiornate quotidianamente o con cadenze ben definite ed il servizio è in grado di integrarsi perfettamente con il commercialista aziendale, riducendo costi, errori e perdite di tempo.

Le aziende che non hanno un proprio ufficio interno per la gestione della contabilità affidano infatti generalmente al proprio commercialista la tenuta della contabilità fiscale, mentre provvedono autonomamente, spesso senza strumenti professionali, all'amministrazione aziendale, ad esempio controllo scadenzari clienti e fornitori, predisposizione dei pagamenti da effettuare, controllo degli estratti conto bancari e dei fidi, sollecito insoluti, e così via.

Tuttavia in questo modo da un lato l'impresa perde molto tempo per gestire la propria amministrazione, mentre dall'altro il commercialista lavora in seguito sugli stessi dati, generalmente con un focus strettamente fiscale e quindi senza entrare nel merito delle scadenze clienti e fornitori, spesso per "blocchi" mensili successivi.

Paradossalmente, pertanto, sia l'azienda che il commercialista, con strumenti ed in tempi differenti, lavorano sugli stessi dati gestionali (fatture emesse e ricevute da cui si originano le scadenze, banche e quindi incassi, pagamenti, ecc.).

Ne consegue un'inutile duplicazione di lavoro che può essere evitata - ed è lo scopo di questo servizio - attraverso una gestione unitaria dell'amministrazione e contabilità, con un aggiornamento costante (quotidiano, bisettimanale, settimanale, ecc.).

Con il servizio di outsourcing amministrativo la gestione contabile viene effettuata:

Grazie all'altissimo livello di automazione che la tecnologia oggi consente di realizzare, è possibile costruire un servizio di gestione amministrativa personalizzato in base alle esigenze dell'azienda, che unisca la potenza dell'automazione alla supervisione di una figura professionale esperta, per potere gestire tutta l'amministrazione aziendale a 360 gradi, esattamente come se venisse fatto direttamente dall'impresa con un proprio ufficio contabile interno.

La contabilità così elaborata è naturalmente perfettamente valida anche ai fini fiscali ed il commercialista dispone pertanto di tutti i dati necessari per il bilancio e le dichiarazioni fiscali, proprio come fosse una contabilità gestita direttamente dall'azienda.

Alcune informazioni aggiuntive sono disponibili anche alla pagina delle FAQ (Domande frequenti) , in cui sono trattati gli aspetti generali relativi ai servizi offerti.

Amministrazione in outsourcing per PMI

Efficienza gestionale, evitando inutili duplicazioni di lavoro

Il servizio di outsourcing contabile consente all’impresa di ottenere numerosi benefici, sia in termini di efficienza interna che di precisione nei rapporti con il proprio commercialista, evitando al tempo stesso qualsiasi duplicazione di lavoro: come spiegato in apertura, infatti, con una gestione di tipo tradizionale l'azienda ed il commercialista si trovano a lavorare alla fine sugli stessi dati.

Pertanto, oltre al colossale risparmio di tempo da parte dell'azienda, che può quindi finalmente concentrarsi totalmente sul proprio core business, il controllo costante dei flussi amministrativi riduce infatti i margini di errore e permette di intervenire tempestivamente su eventuali criticità (es. ritardi nei pagamenti, insoluti, dimenticanze di scadenze).

Un altro grande vantaggio è rappresentato dalla razionalizzazione dell'impostazione del lavoro amministrativo: l’azienda non è più costretta a gestire autonomamente i dati di gestione (e quindi fatture, banche, ecc.) con strumenti basilari, né a perdere tempo per il successivo passaggio degli stessi dati al commercialista, il quale poi dovrà ricontrollarli ed inserirli nel proprio sistema.

Con questa soluzione i dati sono infatti gestiti una volta sola e risultano alla fine strutturati, precisi e facilmente integrabili in tutti gli adempimenti aziendali e fiscali.

Le scadenze clienti e fornitori, i flussi di pagamento, il controllo degli affidamenti bancari, il monitoraggio della situazione gestionale, economica e finanziaria inclusa la liquidità sono pertanto monitorati a 360 gradi e praticamente quasi in tempo reale.

A chi sono rivolti i servizi amministrativi in outsourcing?

Perché esternalizzare l’amministrazione aziendale

Il servizio è rivolto principalmente alle aziende in contabilità ordinaria che non dispongono di un ufficio contabile interno e che desiderano esternalizzare la gestione della propria amministrazione (scadenzari clienti, fornitori, incassi, pagamenti, affidamenti bancari, predisposizione flussi di pagamento, sollecito insoluti, ecc.) con una supervisione continua e completamente personalizzata.

Generalmente si tratta di società di capitali (Srl, piccole SpA, Cooperative) con un livello dimensionale che non rende conveniente istituire un ufficio contabile interno ed assumere almeno una risorsa che si dedichi alla gestione dell'amministrazione e contabilità aziendale.

Al tempo stesso parliamo però di società che hanno comunque la necessità di gestire la propria amministrazione, quindi monitorare gli incassi dei clienti, gestire le scadenze con i fornitori ed i relativi pagamenti, controllare gli affidamenti bancari, e così via, con esclusione pertanto per ovvii motivi delle micro-realtà la cui amministrazione sia talmente semplice da essere composta da così pochi movimenti da non necessitare di un servizio di supporto in questo senso.

La gestione amministrativa va quindi a creare, in maniera perfettamente calibrata per quelle che sono le esigenze aziendali, un servizio amministrazione unitario, costantemente aggiornato, che possa servire tanto all'azienda per la propria gestione che al commercialista per il prosieguo del lavoro (bilanci e dichiarazioni fiscali).

Outsourcing contabile: come funziona il servizio

Gestione contabile aggiornata ogni giorno o con periodicità definita

Il servizio mette a disposizione dell'azienda i dati di gestione costantemente aggiornati senza che l'impresa debba occuparsi di nulla, nelle forme e con le modalità personalizzate ed analiticamente concordate con l'impresa.

Gli scadenzari clienti e fornitori sono sempre aggiornati in base alle fatture emesse e ricevute ed ai movimenti bancari (incassi e pagamenti), i bilanci infrannuali e periodici sono disponibili in tempo reale, eventuali solleciti di importi insoluti sono inviati conformemente alle indicazioni concordate con l'azienda, e così via.

Inoltre è sempre fornito un servizio di supervisione e di consulenza per qualsiasi necessità, e l'imprenditore viene costantemente informato sull'andamento della gestione, su eventuali problematiche da gestire, su possibili criticità o anomalie.

In poche parole la situazione è del tutto simile ad una gestione interna dell'area amministrativa e contabile da parte dell'impresa con proprio personale.

In questo modo l'azienda può concentrarsi sul proprio core-business e dedicare tutte le risorse nella gestione operativa e commerciale, con la certezza di avere sempre amministrazione e contabilità perfettamente gestiti e sempre sotto controllo.

Scadenzari, banche, registrazioni, archiviazione digitale

Un servizio creato su misura per l'azienda

La configurazione iniziale del servizio prevede un percorso personalizzato e condiviso, studiato attentamente a quattro mani con l'imprenditore, per rispondere alle specifiche caratteristiche e necessità dell’azienda. La gestione operativa del servizio avviene in collaborazione con la società MyERP Sistema, da me fondata e di cui sono amministratrice. Questo per consentire una gestione del lavoro più efficiente e fluida.

Prima di tutto, però, occorre partire con una precisa analisi iniziale ed una valutazione dei processi amministrativi esistenti, delle eventuali criticità, delle esigenze aziendali e degli obiettivi anche a medio-lungo termine.

Per ottimizzare il lavoro è possibile - e consigliabile - riorganizzare i processi ed i flussi di lavoro dell'ambito amministrativo e contabile che dovessero essere poco funzionali in un'ottica di automazione, in modo da poter impostare il sistema con la massima efficienza possibile, sia in termini di risultato che di costo.

Infatti, se con una gestione tradizionale l'incidenza della modalità di gestione dei processi aziendali è spesso contenuta, quando si vogliono utilizzare gli importanti vantaggi che la tecnologia oggi mette a disposizione, un'organizzazione della gestione ottimizzata diventa allora un prezioso alleato per ottenere i migliori risultati ed evitando spese inutili e soprattutto evitabili.

Successivamente è fondamentale focalizzare la tipologia di operazioni da gestire e la frequenza di aggiornamento del sistema di gestione, che può essere ad esempio quotidiana, bisettimanale, settimanale e così via.

Può essere gestito tutto quello che riguarda l'amministrazione e la contabilità aziendale, dagli scadenzari clienti e fornitori alla predisposizione dei flussi di pagamento, dal controllo ed eventuale sollecito degli insoluti al monitoraggio degli affidamenti bancari e della liquidità aziendale, dalla gestione degli incassi e dei pagamenti ad una supervisione della redditività e della situazione finanziaria, e così via.

Per alcune aziende, soprattutto nel settore dei servizi, è possibile gestire aspetti ancora più specifici, come ad esempio anche tutto il flusso di fatturazione attiva ed il controllo e monitoraggio delle attività e delle rese orarie del personale.

Infine si imposta la modalità migliore, sia per l'imprenditore che per gli eventuali altri collaboratori aziendali che partecipano al progetto, per potere avere costante accesso ai dati di gestione, sempre aggiornati, concordando poi con il commercialista che segue l'impresa l'interscambio dei dati per tutto il proseguimento degli adempimenti civilistici e fiscali (bilancio, dichiarazioni dei redditi, ecc.).

Ultimo, ma non per importanza, un elemento chiave: l'impostazione del sistema può essere gestita in modo tale da permettere in ogni momento il trasferimento della gestione in capo all'azienda, utilizzando naturalmente il medesimo software. Questo consente all'impresa di potere decidere di gestire in un secondo momento l'amministrazione e la contabilità internamente con proprio personale, e vice versa, mantenendo la stessa impostazione della gestione e conservando interamente tutto lo storico.

Il risultato è quindi un sistema amministrativo agile, efficiente e pienamente integrato con la realtà aziendale, e soprattutto in grado di crescere e adattarsi nel tempo, supportando l'impresa in tutte le proprie necessità.

Integrazione con il commercialista

Una collaborazione strategica e vincente

Uno degli elementi distintivi del servizio è la perfetta integrazione con il lavoro del commercialista. Lo scopo del servizio infatti non è quello di sovrapporsi all'attività del commercialista di fiducia dell'azienda, ma al contrario di favorire la migliore integrazione possibile.

L’obiettivo fondamentale è prima di tutto di evitare qualsiasi duplicazione di lavoro, tipica di molti contesti aziendali privi di un ufficio contabile interno, dove l’impresa registra sommariamente alcuni dati che poi devono essere nuovamente rielaborati dal commercialista.

Grazie ad un flusso strutturato e condiviso tra azienda e commercialista, si imposta una gestione unitaria che, comprendendo sia i dati amministrativi e contabili, sia pienamente utilizzabile tanto dall'impresa che dallo studio del commercialista per il proseguimento degli adempimenti legali e tributari come ad esempio il bilancio, le dichiararzioni fiscali, la consulenza, e così via.

La gestione dell'area amministrativa e contabile, così come configurata, risulta del tutto simile e sovrapponibile ad una gestione diretta interna della contabilità aziendale da parte della società.

Tecnicamente è possibile strutturare in modi diversi l'integrazione, ad esempio mantenendo un'impostazione estremamente personalizzata e favorendo quindi un'analisi più dettagliata dei dati di gestione, oppure optare per un'impostazione il più possibile integrata con lo studio commerciale, condividendo il piano dei conti ed esportando in maniera automatizzata tutti i dati contabili nel software di studio del commercialista.