Budget e pianificazione economico-finanziaria: la bussola per la crescita delle PMI    

   

Dal bilancio consuntivo alla gestione proattiva

        

Molte Piccole e Medie Imprese (PMI) vivono guardando costantemente il bilancio consuntivo: analizzano cosa è successo, spesso quando è ormai troppo tardi per intervenire. Il budget, o bilancio previsionale, è al contrario l'atto di anticipare lo sguardo in avanti. Non è tanto una mera previsione contabile, ma soprattutto un piano operativo che trasforma le strategie aziendali in obiettivi numerici e responsabilità misurabili.

   

Il budgeting è lo strumento che vi permette di uscire dalla gestione "a vista" e di entrare nella gestione proattiva e consapevole, essenziale per il moderno Controllo di Gestione (CdG), indipendentemente dal settore di attività (commercio all'ingrosso, retail/e-commerce, servizi alle imprese e cantieri, produzione su commessa, ecc.).

   

Il valore aggiunto dei bilanci previsionali è rappresentato dal fatto di dare forma e numeri alle idee ed alle decisioni strategiche, cercando di preventivarne gli effetti, valutarne la sostenibilità economica e potere agire tempestivamente in caso di scostamenti, prima che sia troppo tardi.

Senza una previsione seria il risultato economico sarà sempre un fatto ineluttabile, e la gestione sarà un "proviamo e vediamo", con effetti potenzialmente anche gravi. L'attività di forecasting mira invece a cercare di comprendere e quantificare le conseguenze del modello di business adottato, affinando con il tempo la capacità del management di stimare l'evolversi della situazione e del mercato e per questo rappresenta un vero e proprio intervento di formazione rivolto all'imprenditore.

   

1. Il principio fondamentale: Il budget è sempre un lavoro "a quattro mani"

        

La principale ragione di fallimento dei budget aziendali è la loro delega totale a figure esterne. Un budget efficace non può essere calato dall'alto, né calcolato applicando qualche formula qua e là, ma deve essere un vero e proprio lavoro di squadra tra consulente ed azienda.    

   

Solo il management conosce infatti le azioni strategiche che verranno deliberate: le campagne di marketing, le assunzioni, gli investimenti in produzione o le politiche di prezzo. Il mio ruolo è quindi quello di aiutare le imprese a tradurre queste decisioni operative in risultati economico-finanziari attesi, verificando la coerenza e la sostenibilità del piano.    

   

2. Il requisito preliminare: distinguere costi fissi e costi variabili

        

Prima di stimare ricavi e costi, è indispensabile classificare in modo rigoroso le voci di spesa. Senza la distinzione tra costi fissi (che non variano con i ricavi) e costi variabili (che sono invece proporzionali ai ricavi), qualsiasi previsione è destinata a essere inattendibile.    

   

Il budgeting per le PMI si basa prima di tutto su questa distinzione, per prevedere poi l'andamento del margine di contribuzione atteso, fornendo la base per tutti i calcoli successivi.    

       
   

3. Il modello snello per le PMI: il budget economico e la previsione di cassa

        

Per le piccole e medie realtà, l'approccio al budget deve essere prima di tutto pratico. Occorre pertanto iniziare con i pilastri che influenzano direttamente la sopravvivenza e la redditività:    

   

A. Budget economico

   

Il focus principale è la costruzione del conto economico previsionale: si parte dalla stima dei ricavi (la parte più difficile), per poi dedurre i costi variabili (tramite indici) e successivamente i costi fissi. Questo permette di definire il risultato economico atteso e la redditività.    

   

B. Forecasting e previsione di cassa

   

Dopo avere impostato il piano iniziale (quello che potremmo definire il "bersaglio"), l'attività forecasting prosegue sempre il lavoro con la revisione dinamica. Periodicamente (spesso trimestralmente), si rivedono le previsioni in base ai dati di consuntivo dell'esercizio corrente. A questo lavoro andrebbe sempre affiancato il monitoraggio della cassa (tesoreria), che per le PMI è spesso più importante del budget patrimoniale completo (che talvolta può risultare troppo complesso). Per rendere questi dati fruibili e immediati, l'integrazione con dashboard e KPI personalizzati permette di visualizzare gli scostamenti in tempo reale, senza annegare nei numeri.    

Per un approfondimento sui concetti di budget, bilancio previsionale e forecast potete leggere anche l'articolo Budget, bilanci previsionali e forecast.

   

4. L'anello strategico: L'analisi degli scostamenti

        

Il vero valore del budget risiede nell'analisi degli scostamenti: il confronto sistematico tra il dato previsto e il dato effettivo (consuntivo). L'approccio che suggerisco, ottimizzato per rilevare la correttezza dei processi, prevede due fasi di analisi:    

   

       
1. Isolamento dei volumi: si aggiorna il ricavo previsto con il ricavo consuntivo, lasciando i costi variabili adeguarsi automaticamente (mentre i costi fissi rimangono inalterati).
       
2. Analisi dell'efficienza del calcolo: se il risultato economico di questo "nuovo budget" differisce ancora significativamente dal consuntivo totale, significa che l'errore non è solo nella previsione delle vendite, ma risiede nella classificazione tra costi fissi e variabili, nella quantificazione degli indici o nella stima dei costi fissi.
   

   

Questo doppio passaggio permette di intervenire in modo chirurgico, correggendo anche la struttura dei costi e la metodologia di pianificazione. Chiaramente alla fine si analizza lo scostamento globale tra previsionale originario e consuntivo.    

   

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