Svalutazione civilistica / fiscale del magazzino obsoleto (Dead Stock) per PMI

Il costo finanziario del capitale bloccato è solo l'inizio. Affrontare il Dead Stock è un obbligo gestionale, legale e fiscale.

Come abbiamo visto nell'analisi sulla stratificazione del magazzino, il Dead Stock (beni obsoleti, invendibili o a rotazione nulla) è la parte più critica delle giacenze. Se ignorato, non solo blocca preziosa liquidità, ma distorce drasticamente i risultati di bilancio, con ripercussioni che vanno ben oltre il semplice costo finanziario.

L'obiettivo non è solo svalutare la merce ferma, ma implementare un processo di prevenzione che agisca ove possibile sulle cause e fornisca dati corretti per una gestione aziendale basata sui dati obiettivi. Anche questo rientra negli obiettivi di un controllo di gestione avanzato.

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Le conseguenze legali e fiscali di un magazzino sopravvalutato

Il magazzino, rappresentando un attivo patrimoniale, è un punto delicato del bilancio. Se le rimanenze sono contabilizzate ad un valore superiore a quello realizzabile (merci obsolete valutate al costo d'acquisto), si verifica una sopravvalutazione che innesca una serie di problemi:

• Riflessi sulla redditività fiscale: L'utile d'esercizio viene artificialmente gonfiato. Questo porta a versare maggiori imposte rispetto a quanto sarebbe dovuto sulla base della reale situazione economica, bloccando ulteriormente la liquidità.
• Rischio Legale (falso in bilancio): Mantenere in bilancio asset a un valore non corrispondente al vero valore economico o di realizzo può esporre gli amministratori a sanzioni legali, anche penali, per false comunicazioni sociali (falso in bilancio), nonché ad azione di responsabilità.
• Cane che si morde la coda: Molte aziende evitano di svalutare perché risulterebbe un utile basso o una perdita. Ma finché i dati non sono corretti, ogni decisione strategica (investimenti, pricing, acquisti) sarà basata su dati falsi o incompleti, perpetuando il ciclo negativo.

Non affrontare il Dead Stock non è mai conveniente. È come chiudere gli occhi davanti ad un problema grave, non si fa altro che procrastinarlo nel futuro, rendendolo sempre più difficile da affrontare. È invece necessario avere il coraggio di gestire la realtà, per poter agire sulle cause e riorganizzare l'impostazione commerciale e di magazzino.

Prevenzione: intervenire prima del Dead Stock

Diagnosticare la causa: gestionale o commerciale?

La migliore strategia contro l'obsolescenza è la prevenzione. La prima mossa è diagnosticare l'origine del problema, che può essere:

• Gestionale: impostazione delle vendite e soprattutto degli acquisti "a vista" o comunque in maniera poco strutturata, esistono ad esempio situazioni paradossali in cui vengono ancora acquistati articoli non più venduti da tempo. Questo può essere dovuto a processi d'acquisto manuali, criteri di acquisto non aggiornati o disallineamento tra gestione degli acquisti rispetto alle vendite (reparti o persone che non si "parlano").
• Commerciale: Il prodotto è diventato obsoleto, non è più richiesto dal mercato, è fuori produzione o fuori moda, oppure il prezzo di vendita non è competitivo a causa di un'impostazione di pricing inadeguata, oppure ancora la gestione commerciale non ne ha promosso sufficientemente la vendita in tempo utile.

Solo identificando l'origine si può modificare il processo (controllo prima degli acquisti) o la strategia (rimodulazione dell'offerta). La graficizzazione dei dati attraverso dashboard ed indici KPI personalizzati è estremamente utile per avere immediatezza della stratificazione del magazzino, ad esempio grazie al grafico della matrice strategica.

La necessità del dato di rotazione effettivo

Per una prevenzione efficace, è fondamentale monitorare costantemente la rotazione a livello di singolo articolo, partendo dalle giacenze infrannuali ed ancora di più annuali, estraendo dal gestionale:

1. Ultima data di vendita (senza considerare i resi).
2. Ultima data di acquisto (anche qui senza resi).

L'analisi deve escludere i resi, poiché un reso non indica che il bene "giri" (anzi, spesso rientra per problemi di qualità o vendita errata), falsando l'effettiva rotazione. La soglia di obsolescenza (p.es. 18, 24 o 36 mesi senza vendite) va definita caso per caso, in base al settore ed al ciclo di vita tipico dei prodotti.

Spesso è utile elaborare gli stessi dati una seconda volta con parametri più restrittivi, (p.es. 6, 12 o 18 mesi senza vendite), per monitorare quegli articoli che, pur se non ancora obsoleti, rischiano di diventarlo nel breve termine, in modo da potere agire prima di arrivare al Dead Stock.

Soluzioni per la gestione e la liquidazione del Dead Stock

Una volta identificata la merce a rischio o obsoleta, si devono valutare le soluzioni più adatte per minimizzare la perdita, ad esempio:

• Vendita sottocosto o a prezzo ribassato: la soluzione più immediata è la vendita aggressiva per recuperare almeno parte del costo ed evitare l'onere ben maggiore rappresentato dal Dead Stock.
• Vendite su marketplace: in alcuni settori può essere interessante valutare la vendita on line su marketplace specifici (p.es. eBay).
• Accordi con fornitori: se la merce è ancora relativamente attuale ma ferma, si può tentare di negoziare il reso al fornitore a fronte di un ordine importante di merce nuova che "gira".
• Rottamazione a norma: la rottamazione fisica e documentata consente di avere la certezza contabile e fiscale della perdita di valore, eliminando la necessità di individuare un processo corretto di svalutazione. Va da se' che questa opzione è l'extrema ratio per articoli che non hanno più possibilità di realizzo.

Svalutazione in sede di bilancio: dati affidabili ed impostazione dei processi

La svalutazione dei beni obsoleti nel bilancio è un obbligo, non una facoltà. Tuttavia, affinché la svalutazione in bilancio sia legalmente corretta, sia civilisticamente che fiscalmente, è indispensabile che, in accordo con gli organi di controllo (revisore, collegio sindacale, CoCoGe, ecc.), vengano strutturati processi idonei e trasparenti:

• Inventario anni precedenti: Affiancare l'inventario annuale a quelli pregressi ed a controlli infrannuali mirati alle aree a rischio di obsolescenza, per dimostrare la staticità del Dead Stock.
• Processi definiti: Impostare dei processi di svalutazione ben definiti e formalizzati, condivisi con il revisore legale ed approvati dal CdA in apposito verbale. I dati di base devono essere oggettivi (es. ultima data vendita/acquisto) e verificabili.
• Dati corretti: La svalutazione è l'azione finale. Richiede necessariamente che il dato di partenza (il magazzino) non sia falsato da errori di carico o mancata riconciliazione con la contabilità: infatti solo se il dato è corretto la svalutazione è dimostrabile.

La gestione del Dead Stock riguarda in primis le imprese che "vivono" di magazzino, come le attività di commercio all'ingrosso e distribuzione commerciale e quelle di vendita al dettaglio e commercio elettronco. Tuttavia il problema può riguardare anche altre tipologie di attività, come ad esempio quelle di produzione su commessa, che possono trovarsi analoghe problematiche con i materiali utilizzati nella produzione, ed anche quelle di servizi alle imprese con gestione di cantieri, per via di tutto il materiale utilizzato che può sempre nascondere una parte di Dead Stock.

È fondamentale avere sempre chiaro il legame tra Dead Stock e cash-flow: per approfondire come la corretta gestione del capitale circolante influenzi la liquidità potete leggere l'articolo sulla tesoreria e previsione di cassa.

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