Articoli di approfondimento
Automazione dei processi
Quando
si parla di amministrazione e di contabilità bisogna prima di tutto
parlare di processi. L'amministrazione di
un'azienda e la sua gestione contabile si compongono, come tutte le altre
aree aziendali, di una serie di processi che vanno strutturati ed
organizzati.
Direi
quindi che la parola organizzazione sia un po' la parola chiave in
questo ambito ed è il requisito fondamentale per poi potere usufruire
correttamente dell'alto livello di automazione reso oggi possibile dalla
tecnologia. Si può automatizzare bene solo ciò che è organizzato bene
a monte.
Prima
di entrare nel merito, rispondo subito alla consueta domanda di rito: cosa
è concretamente possibile automatizzare nell'area amministrativa e
contabile? La risposta è: quasi tutto. In particolare i compiti più o meno
abituali del lavoro quotidiano. Purché organizzati bene, naturalmente, e
questo è appunto lo scopo di questo articolo.
In
poche parole la contabilizzazione delle fatture di vendita e delle fatture
di acquisto (tranne quelle per acquisti particolari che richiedono
naturalmente la supervisione di un operatore), dei corrispettivi, dei movimenti
bancari, la predisposizione dei pagamenti ai fornitori, il sollecito
degli importi insoluti, la fatturazione dei servizi, solo per citarne
alcuni, sono attività in grandissima parte automatizzabili.
La
cosa fondamentale è quella di impostare il lavoro in modo che i compiti
ripetitivi, che sono quelli più frequenti, siano gestibili in maniera
automatizzata, mantenendo invece sempre il controllo
dell'operatore su tutto, pertanto i movimenti particolari, le anomalie,
tutto quello che non è ordinario deve sempre essere supervisionato dal
personale... umano.
La
macchina non sostituisce l'uomo, lo affianca, lo sgravia del
lavoro inutile permettendogli di avere più tempo nei compiti di
supervisione e di controllo.
Per
automatizzare le cose occorre però partire dalle basi.
Quando
un'azienda mi contatta per migliorare la propria automazione nell'ambito
amministrativo e contabile, mi capita spesso di notare come, prima di
tutto, sia importante riorganizzare un po' i processi interni, per
rendere l'automazione davvero efficiente.
In
una gestione tradizionale, dove tutto o quasi è fatto in maniera manuale
(anche se con strumenti informatici, nel senso che registrare le
operazioni una per una in prima nota, anche se a computer, tecnicamente
parlando, è sempre una gestione di tipo manuale) si da' talvolta poca
importanza ai processi: ecco allora che si trova un po' di tutto,
pagamenti effettuati troppo spesso ancora prima di contabilizzare le
fatture (arriveranno...), strumenti di pagamento poco automatizzabili
(contante ed assegni), acconti di qua e di là di cui poi occorre tenere
traccia, bonifici fatti uno per uno sul Remote Banking, RiBa fornitori da
controllare una per una perché non si sono prima controllate le fatture,
pagamenti fatti un po' oggi, un po' domani, un po' dopodomani, insomma si
prendono le cose come vengono e si contabilizzano cercando di fare tutto
al meglio.
Quando
si vuole però automatizzare una gestione di questo genere diventa però un
po' più complicato: certamente si possono migliorare e rendere più veloci
alcune cose, ma sicuramente senza un'impostazione precisa - ed oserei dire
quasi rigorosa - dei processi (a monte) si perde molto (a valle) del
potenziale che si potrebbe realizzare.
Prima
di tutto occorre partire dal presupposto che amministrazione e
contabilità sono due ambiti tra loro strettamente collegati,
talmente uniti da rappresentare, a mio modo di vedere, un unico ambito,
per cui rischia di essere abbastanza dispersivo in una prospettiva di
automazione il caso in cui contabilità ed amministrazione vengano invece
gestite in maniera separata, come ne ho parlato nell'articolo sulla duplicazione
del lavoro tra azienda e commercialista.
Poi
occorre davvero impostare alcune semplici regole generali.
La
prima è sicuramente quella di cercare di evitare pagamenti prima di
ricevere la fattura, ossia prima che la fattura sia disponibile su
SDI. Certamente, ci sono delle eccezioni, quel tale fornitore che vuole il
pagamento immediato, il rinnovo del sito web, e così via, ma occorre un
po' adoperarsi per limitarle al massimo. Questo perché in ambito
amministrativo-contabile il processo è rappresentato dalla fattura, a
cui segue il pagamento, e non vice versa.
Partire
da un documento (fattura) per riscontrarne poi il pagamento permette
infatti un controllo molto più preciso che partire al contrario da
un flusso finanziario per cercare di arrivare al documento che sta alla
base. Dai documenti (fatture) partono i controlli, si origina lo
scadenzario, si gestisce l'archiviazione, che sono tutte attività che
dovrebbero essere precedenti il pagamento stesso.
Associare
un movimento finanziario (pagamento) ad una fattura è relativamente
semplice e sicuro, si verifica la corrispondenza e possono essere
effettuati una serie di controlli, per cui il pagamento viene
successivamente gestito dalla contabilizzazione
automatizzata dei files bancari.
La
seconda regola è cercare, per quanto possibile di organizzare dei blocchi
di pagamento per i fornitori: ad esempio fine mese e metà mese,
piuttosto che avere tutti i pagamenti sparsi un po' ogni giorno. Liquidità
permettendo, naturalmente. Questo perché in un sistema automatizzato si
predispongono dei flussi
di pagamento SEPA SCT a mezzo bonifico bancario, in cui
l'unico tempo dell'operatore è quello di caricare il file SEPA SCT sul
Remote Banking, contenente i bonifici delle fatture autorizzate
dall'azienda al pagamento, in poche parole pagare 1 o 1.000 fatture
richiede grosso modo lo stesso tempo.
La
terza regola è valutare - udite, udite, che le banche mi perdonino - di sostituire
alcuni pagamenti fornitori a mezzo RiBa con bonifici bancari. Certo,
non è sempre possibile, ma spesso lo è. Molto più spesso di quanto non si
creda, anche se non nascondo che con qualche fornitore occorra magari
battagliare un po' all'inizio. Ma perché preferire il bonifico bancario?
Semplicemente perché è più agevole da gestire, come si vedrà. Del resto la
RiBa è un nonsense tutto italiano, tanto che non ha corrispondenza
in nessun altro Paese estero. In Italia si usano molto le RiBa
semplicemente perché le aziende sono poco automatizzate.
Quindi
per un'azienda che lavora in maniera in gran parte manuale, non ha un
sistema efficiente di controllo delle fatture e magari non è neppure in
grado di predisporre in maniera automatizzata i bonifici bancari a mezzo
file SEPA SCT, beh, non c'è dubbio che la RiBa sia assolutamente comoda.
Costa, questo sì, molti fornitori addebitano il costo in fattura, qualcun
altro le ricarica indirettamente sui prezzi, qualche altro si accolla
perfino il costo, l'unica certezza è che per le banche è un grande
business.
Se
pensiamo che le ricevute bancarie risalgono agli anni del cartaceo, in cui
il fornitore portava materialmente la ricevuta in banca, la quale la
recapitava - sempre cartacea - alla banca del cliente, il quale andava
allo sportello a pagarla portandosi a casa la ricevuta... sicuramente
allora la banca dava un servizio. Oggi, in cui tutto è automatizzato, è
completamente diverso.
Sì,
però mi direte che le RiBa si possono presentare per lo sconto SBF.
Giustissimo. Ma (c'è sempre un ma...): 1) come clienti non abbiamo l'onere
di preoccuparci in prima persona dei problemi finanziari dei nostri
fornitori; 2) i fornitori possono accedere ad altre forme di smobilizzo,
come l'anticipo SBF su fatture (che funziona in maniera abbasanza
simile alle equivalenti linee di credito delle RiBa sbf), gli affidamenti,
e così via. Certamente, dipende sempre dal caso concreto, ma se in
tutto il mondo il credito funziona senza usare le RiBa, funziona anche
in Italia, solamente che le banche cercano di "spingere" le RiBa per
il semplice motivo che così guadagnano di più.
Parlo
naturalmente lato fornitori, perché lato clienti va visto meglio caso per
caso, se il cliente ha una gestione amministrativa sostanzialmente
manuale, può succedere che sia tecnicamente in grado di gestire solo le
RiBa, per il semplice motivo che è l'unico strumento con cui il cliente è
abituato a lavorare. Quindi in questo caso può rimanere necessario
ricorrere ancora alle RiBa, lato clienti, se vogliamo riscuotere le nostre
fatture. Ma lato fornitori le RiBa possono essere spesso e volentieri
sostituite da bonifici bancari.
E
qui so già che mi si chiede, ancora una volta: ma perché? Perché il
bonifico bancario lo possiamo automatizzare meglio ed inserire in un
processo di controllo delle fatture fornitori estremamente
efficiente, per nulla difficile da gestire. Ed inoltre è assai più
economico.
Vi
siete mai chiesti perché le grandi aziende non pagano con RiBa, ma sempre
con bonifico bancario? Proprio per questo motivo, perché le imprese di
grandi dimensioni sono già da anni molto più automatizzate rispetto alle
PMI. Per questo quando si porta l'automazione sulle PMI, si
dovrebbero anche strutturare i processi di conseguenza.
Quanto
alle RiBa... Ricordiamoci che occorre a volte attendere che siano
disponibili sul Remote Banking (dipende quando il fornitore le invia alla
propria banca), è necessario perdere tempo per controllarle una per
una con le fatture prima di pagarle. A volte vengono raggruppate più
fatture, quindi vanno verificati più documenti a fronte di un'unica RiBa.
In caso di contestazioni va mandata indietro insoluta per intero perché
non è possibile un pagamento parziale.
Il
bonifico bancario invece ci permette di gestire noi il processo,
proprio il contrario rispetto alle RiBa in cui il processo è invece
gestito dal fornitore.
Se
noi abbiamo un sistema interno di controllo delle fatture,
eventualmente ove necessario anche di tipo gerarchico piramidale su più
livelli (ad esempio un primo livello da parte del personale dell'ufficio,
un secondo livello di competenza del responsabile, un terzo livello
riservato al titolare o amministratore delegato), non aspettiamo il
momento del pagamento per controllare le fatture, ma naturalmente le
controlliamo mano a mano che arrivano e quando i controlli danno esito
positivo la fattura è contrassegnata come regolare e verificata, ed è
quindi pronta per essere pagata alla scadenza.
Per
questo diventa poi relativamente semplice predisporre dei blocchi di
pagamenti (ad esempio a fine mese, ecc.), in maniera rapida ed
automatizzata a mezzo di bonifici bancari, creando per ogni blocco un
semplice file SEPA SCT riconosciuto da tutte le banche, che è
sufficiente importare nel Remote Banking ed autorizzare.
La
quarta regola è quella di evitare strumenti di pagamento non
sufficientemente tracciabili nella rendicontazione bancaria. Se
nella rendicontazione dei movimenti e quindi, di riflesso, nei files CBI
che possiamo utilizzare per la contabilizzazione
automatizzata dei movimenti bancari, non abbiamo tutti gli elementi
necessari alla contabilizzazione, occorre intervenire manualmente su
questi movimenti per integrare i dati mancanti.
Quindi
contante, assegni (che hanno una gestione cartacea, ancorché tracciabile a
livello fiscale) e simili rischiano di farci perdere inutilmente tempo. Bonifici
o pagamenti elettronici, al contrario, possono essere gestiti in
maniera molto più efficiente.
Con
queste premesse, ed altre che per ragioni di spazio non riesco chiaramente
ad elencare, anche perché va comunque analizzata la singola situazione
concreta, è possibile avere delle ottime basi affinché una gestione
automatizzata dell'area amministrativa e contabile sia estremamente
efficiente.
La
quinta regola è la conseguenza delle prime quattro, ossia impostare i
rapporti con i fornitori in maniera da evitare per quanto possibile
inutili perdite di tempo. Se i nostri dipendenti vanno spesso per
ragioni di lavoro a pranzo da quel ristorante, possiamo cercare di
concordare con il pubblico esercizio una fatturazione ed un pagamento a
fine mese. Anziché gestire, talvolta in maniera relativamente poco
automatizzabile, mille spese da parte del personale viaggiante che è in
giro, magari possiamo gestire delle carte elettroniche per pagare
determinati acquisti. E così via.
Infine
chiaramente occorre un corretto coordinamento tra le attività
automatizzate ed il lavoro del personale addetto: ad esempio se
inviamo delle e-mails automatizzate, anche se con testo personalizzato,
per il sollecito delle posizioni insolute, tali posizioni vanno
mantenute attentamente monitorate e sollecitate personalmente dalla nostra
amministrazione, qualora il cliente non paghi spontaneamente nei giorni
immediatamente successivi alla ricezione della mail, altrimenti se il
cliente capisce che dopo il sollecito automatizzato non succede nulla non
farà poi che semplicemente ingorare queste comunicazioni.
In
conclusione, nulla ci impedisce di automatizzare la gestione
amministrativa e contabile senza intervenire prima sui processi, ma
dobbiamo essere consapevoli che non possiamo attenderci gli stessi
risultati di gestioni organizzate in maniera maggiormente efficiente da
questo punto di vista: se la nostra gestione non è sufficientemente uniforme,
strutturata e logica, è molto più difficile riuscire ad
automatizzare alcuni aspetti che invece con una gestione corretta e
ordinata (a monte) sarebbe molto più agevole andare a gestire (a valle).
Vale
quindi la regola, accennata in apertura, che si automatizza bene ciò
che a monte è organizzato bene.
Saltare
questo passaggio potrebbe altrimenti portare a qualche delusione, perché macchina
ed uomo lavorano in maniera diversa, oserei dire complementare, e
danno pertanto il meglio in ambiti diversi. Per questo la gestione ideale
è di lasciare alla macchina i compiti ripetitivi e lasciare all'uomo i
compiti evoluti, di gestione, di
controllo, di analisi.
Spesso
negli uffici non si arriva a "fare il giro" a tutto ed il tempo per i budget
ed i bilanci previsionali, per il controllo di
gestione, per realizzare delle analisi
mirate dei dati aziendali è sempre poco, proprio perché magari
si perde tempo in compiti che invece oggi possono essere facilmente
automatizzati.
In
questo senso l'automazione permette di risparmiare tempo dai compiti
ripetitivi per investirlo in ambiti più importanti e remunerativi.
Poiché
la materia dell'automazione dell'amministrazione e della contabilità di
un'azienda è molto ampia l'ho divisa in più articoli, in particolare:
- L'automazione
della contabilizzazione dei movimenti bancari;
- L'automazione
delle contabilizzazione delle fatture di vendita e di acquisto;
- L'automazione
della contabilizzazione dei corrispettivi, incluso POS e commercio
elettronico;
- L'automazione
degli strumenti di pagamento in ambito bancario.