Consulenza controllo di gestione per PMI

Il controllo di gestione è un insieme di strumenti, metodi e processi che consente di monitorare costantemente l’andamento economico e finanziario dell’azienda durante tutto l’anno. Attraverso l’analisi dei margini di redditività, del cash flow, della situazione patrimoniale e della gestione del magazzino, è possibile prendere decisioni strategiche consapevoli, basate su dati dettagliati e sempre aggiornati.

La contabilità generale infatti non è da sola sufficiente, in quanto non permette di andare così nel dettaglio della gestione aziendale come è invece necessario: non bastano infatti dei totali, occorre ad esempio analizzare il magazzino, la gestione degli articoli, i margini di ricarico, la redditività dei singoli clienti, delle zone, delle categorie merceologiche, la rotazione del magazzino divisa per tipologie di prodotti, la valutazione dei beni eventualmente obsoleti, le prospettive attuali e future dell'impresa, la situazione finanziaria, un cash-flow (flusso di cassa) costantemente aggiornato ed affidabile, e così via.

Non si tratta pertanto di un’attività accessoria, ma di una funzione strategica: conoscere in tempo reale ed in maniera dettagliata gli elementi fondamentali dell'impresa - quali costi, ricavi, margini, liquidità e redditività - permette infatti di prendere le decisioni migliori nella gestione aziendale, nonché di intervenire con tempestività per adeguare l'azione strategica allo sviluppo del mercato, ed infine di valutare l’efficacia delle scelte effettuate e pianificare pertanto il futuro con maggiore solidità ed efficienza.

Spesso l'impostazione di un sistema di monitoraggio a 360 gradi della performance aziendale rappresenta l'evoluzione logica e strategica, nonché la naturale integrazione, delle attività di consulenza della gestione aziendale, oppure di un check-up, che fornisce una fotografia dell'azienda e dei suoi punti di forza e di debolezza e propone dei suggerimenti concreti per il prosieguo della gestione.

Ecco perché ogni impresa che non sia piccolissima - parliamo quindi di società di capitali (Srl, SpA, Coop) - può e dovrebbe dunque dotarsi di un sistema di controllo di gestione personalizzato, calibrato sulla propria struttura organizzativa, sulle caratteristiche del settore e sugli obiettivi aziendali. Va da se' che al crescere della dimensione aziendale e quindi della complessità intrinseca dell'attività il sistema debba venire adeguato ed aggiornato, per fornire un livello di dettaglio sempre maggiore.

Il progetto viene costruito insieme all’impresa, per creare un sistema totalmente personalizzato, concreto e tarato sulle specifiche esigenze dell'azienda, che possa offrire un vero ed efficace supporto decisionale, senza al tempo stesso appesantire inutilmente la gestione ordinaria dell'amministrazione aziendale.

Un sistema di controllo di gestione personalizzato

L’implementazione di un sistema di controllo di gestione offre vantaggi concreti sia sul piano operativo che strategico. È uno strumento che consente all’imprenditore di guidare l’azienda con maggiore consapevolezza, come una vera e propria bussola in un mercato sempre più complesso e dinamico.

Se da un lato è sicuramente vero che ogni imprenditore conosce perfettamente la propria azienda, al crescere delle dimensioni diventa tuttavia sempre più difficile potere monitorare nel dettaglio ogni minimo aspetto della gestione, ecco perché alcune problematiche iniziano allora a sfuggire, certe situazioni che richiederebbero di intervenire possono non notarsi subito, mentre un monitoraggio analitico a 360 gradi permette invece di avere una fotografia sempre aggiornata dei punti sia di forza che di debolezza da migliorare, prima che sia troppo tardi.

Tra i principali benefici di impostrare un sistema di controllo e di monitoraggio della performance aziendale si possono ricordare:

--> Maggiore consapevolezza economica: dati chiari ed aggiornati consentono all’imprenditore di conoscere l’effettiva redditività dell’impresa, degli articoli, dei clienti o delle commesse;

--> Situazione finanziaria sotto controllo: l'analisi del cash-flow, della liquidità e della correlazione tra gli elementi dell'attivo patrimoniale con le fonti di finanziamento aziendale consentono di tenere monitorata nel dettaglio la gestione finanziaria e di intervenire per tempo se necessario;

--> Pianificazione e previsione: attraverso i budget previsionali ed i forecast è possibile prevedere la probabile evoluzione economico-finanziaria e quindi programmare per tempo gli interventi necessari;

--> Controllo degli scostamenti: l’analisi delle differenze tra dati i previsionali e consuntivi, non solo dell'azienda nel suo complesso, ma anche nel dettaglio dei margini e della rotazione del magazzino, permette di individuare tempestivamente le criticità e di risolverle;

--> Supporto alle decisioni: la disponibilità di indicatori e report personalizzati facilita l'adozione di decisioni strategiche consapevoli e ragionate, senza lasciare spazio ad interventi di urgenza in maniera talvolta improvvisata;

--> Valorizzazione del management: un sistema ben strutturato favorisce la responsabilizzazione dei collaboratori e migliora il coordinamento interno;

--> Sostenibilità economica e patrimoniale: il monitoraggio costante della redditività, della liquidità e dei flussi finanziari contribuisce alla stabilità dell’impresa nel medio e lungo termine.

Implementazione di un sistema di controllo di gestione su misura

Ogni progetto inizia con una doppia analisi. La prima consiste in un vero e proprio check-up generale, volto a comprendere la struttura organizzativa, i processi interni, il sistema gestionale utilizzato e gli obiettivi strategici dell’impresa. Quest'analisi iniziale consente di individuare i punti di forza, le criticità e le potenzialità, creando le basi per costruire un sistema personalizzato di controllo di gestione.

Grazie a questa analisi preliminare, è così possibile determinare in maniera relativamente precisa l'approccio da intraprendere e mettere a fuoco i diversi punti da analizzare successivamente nel dettaglio, che formeranno oggetto dell'analisi successiva. Allo stesso tempo in questo modo si da' anche la possibilità all'imprenditore di calibrare nel dettaglio il progetto che si vuole realizzare, in modo da tarare l'analisi dettagliata vera e propria in base a quelli che sono gli obiettivi effettivi dell'azienda, spesso con un percorso step-by-step, ossia un passo alla volta.

Se l'azienda decide di procedere, a questo punto si effettua l'analisi dettagliata e si articola il progetto di lavoro, nel quale si decide su cosa focalizzare meglio nel progetto. Nel corso dell'analisi è fondamentale conoscere, tra le altre cose:

--> Il modello di business e la struttura organizzativa dell'azienda;

--> Una panoramica del mercato, dei margini di vendita o di produzione, della gestione contabile e della situazione finanziaria;

--> La modalittà di gestione dei dati da un punto di vista informatico (software gestionale, contabilità, server aziendale o esterno, ecc.);

--> Le necessità specifiche dell’imprenditore e gli obiettivi strategici;

--> I punti di forza e di debolezza, e soprattutto le criticità da risolvere;

--> I processi interni e l'organizzazione concreta del lavoro;

--> Gli altri professionisti e fornitori con cui eventualmente interfacciarsi (p.es. commercialista, software house per il gestionale aziendale, ecc.);

--> Gli eventuali dipendenti e collaboratori che insieme al management partecipano al progetto.

Sulla base di queste informazioni e più in generale di un approfondimento di tutto il funzionamento dell'azienda nel suo complesso viene successivamente elaborato il progetto vero e proprio.

Analisi automatizzate e queries su misura

Dopo aver definito gli obiettivi e le priorità emerse dall’analisi preliminare, si passa alla progettazione operativa del sistema di controllo di gestione. Il progetto viene costruito su misura, garantendo anche un certo grado di flessibilità, per adattarsi ad eventuali modifiche organizzative future. La proposta, comprensiva di tempistiche stimate e di soluzioni operative, viene infine condivisa e discussa con l’azienda per un confronto puntuale.

In linea di massima il progetto evidenzia il quadro generale in cui l'azienda esercita la propria attività, gli elementi emersi in occasione dell'analisi, le criticità riscontrate, gli obiettivi da raggiungere e quindi le modalità di realizzazione, cercando di interferire il meno possibile con l'operatività quotidiana dell'impresa. Il progetto normalmente comprende una serie di aree, spesso tra loro complementari, quali ad esempio:

--> L'elaborazione ed il costante monitoraggio dei margini di ricarico o di produzione, dei margini di contribuzione, della rotazione delle scorte;

--> La supervisione del magazzino, inclusa le modalità di valorizzazione delle rimanenze e di individuazione degli eventuali beni obsoleti;

--> Un puntuale raccordo tra i dati del magazzino e quelli contabili;

--> L'individuazione di una serie di range di normalità nei dati di gestione e conseguenti alert per gli scostamenti;

--> La contabilità analitica (per centri di costo, commesse, aree, prodotti, ecc.);

--> La costruzione di bilanci previsionali (budget e forecast);

--> L'analisi di bilancio per indici e per flussi;

--> La suddivisione tra costi fissi e variabili ed il calcolo del punto di pareggio aziendale (o di rami, sedi, o settori di attività);

--> Il monitoraggio della situazione finanziaria, inclusa la gestione degli affidamenti e delle eventuali garanzie soci;

--> L'eventuale definizione degli indicatori di performance (KPI), preferibilmente personalizzati per la specifica realtà aziendale;

--> La progettazione di report e cruscotti direzionali.

L’impostazione avviene sempre in modo il più possibile graduale, tenendo conto delle risorse disponibili e dell’organizzazione interna, per garantire concretezza e soprattutto sostenibilità nel tempo.

Particolare attenzione viene posta all’automazione: quando possibile, i flussi informativi vengono integrati con il gestionale esistente e con gli strumenti informatici in uso presso l'azienda.

Il progetto viene sempre costruito "a quattro mani" in collaborazione con l’imprenditore e/o con i responsabili aziendali, per garantire un risultato funzionale, comprensibile e realmente utile alle decisioni strategiche imprenditoriali.

Report direzionali e KPI personalizzati

La fase operativa prevede l’implementazione concreta del sistema di controllo di gestione all’interno dell’azienda. Non esiste una modalità standard, perché ogni realtà aziendale ha caratteristiche specifiche che la distinguono, anche rispetto ad altre dello stesso settore. Il processo viene quindi adattato con flessibilità, tenendo conto delle esigenze, delle risorse disponibili e del contesto operativo.

Oltre al mercato ed al modello di business adottato, assume infatti una grande rilevanza l'organizzazione interna aziendale, la gestione informatica, i software in uso, la predisposizione del personale a lavorare con alcuni strumenti piuttosto che con altri. In questo senso fornire una soluzione preconfezionata con magari una piccola personalizzazione per alcuni aspetti sarebbe la classica soluzione calata dall'alto, e quindi di poca utilità concreta soprattutto nel medio-lungo termine.

Di conseguenza il lavoro che si va a porre in essere è sempre e soltanto un lavoro totalmente personalizzato e calibrato sulla specifica realtà aziendale.

Tecnicamente, a seconda della situazione, possono essere implementate soluzioni molto differenti tra loro, ad esempio:

--> Creazione di queries mirate, viste SQL ed eventualmente Stored Procedures sul database aziendale, spesso gestite, una volta impostate, su una copia clone dello stesso aggiornata periodicamente;

--> Importazione dei dati del magazzino, della produzione e/o della contabilità su un database ad hoc su cui eseguire tutte le elaborazioni necessarie;

--> Utilizzo degli strumenti di reportistica avanzati e KPI personalizzati eventualmente già presenti nel sistema gestionale aziendale (questa modalità che a prima vista sembrerebbe la più semplice raramente consente tuttavia di gestire tutti gli obiettivi del progetto);

--> Creazione di un sistema misto, che unisce una o più delle soluzioni precedenti.

Tutti i dati utilizzati al di fuori del database del software gestionale aziendale vengono sempre importati in robusti database RDBMS client/server, con tutte le caratteristiche di performance e di sicurezza che si richiedono ad un lavoro di questo tipo (per evidenti motivi non è certamente il caso di impostare lavori del genere con strumenti da ufficio quali Excel e simili, come a volte purtroppo si vede ancora fare).

Questo non toglie naturalmente che i risultati di tutte le elaborazioni siano invece liberamente esportabili anche in formato foglio di calcolo per successiva elaborazione interna aziendale.

L'obiettivo è infatti di integrare il controllo di gestione in azienda e quindi di rendere il più possibile autonoma l'azienda nel suo utilizzo ordinario, una volta a regime, sempre naturalmente con l'assistenza ed il supporto per qualsiasi necessità e con una supervisione costante tutte le volte che l'azienda la richieda.

Per questo motivo particolare importanza viene data alla formazione del management e del personale che partecipa al progetto, affinché possano comprendere a fondo le dinamiche aziendali per prendere poi le migliori decisioni operative strategiche: infatti è proprio questo l'obiettivo dell'implementazione di un sistema di monitoraggio e controllo della performance aziendale.

Una volta terminata la realizzazione del sistema si gestisce insieme all'azienda il primo ciclo di test e di verifica dei risultati, si apportano le eventuali modifiche ed implementazioni necessarie ed infine si inseriscono delle procedure interne aziendali volte ad organizzare ed integrare il sistema creato nella gestione operativa quotidiana aziendale.

Durante tutta la fase di realizzazione concreta del progetto, nonché nella prima fase di utilizzo del sistema, offro costantemente un affiancamento diretto, in presenza o da remoto, per assicurare una corretta applicazione degli strumenti e facilitare l’integrazione con le attività aziendali.

Ultimo, ma non per importanza, cerco sempre di favorire e proporre ove possibile l'utilizzo di strumenti Open Source, in particolare per la reportistica, grazie alla disponibilità di diverse soluzioni assolutamente pensate per l'utilizzo professionale, scalabili e senza costi di licenza d'uso, liberamente disponibili nel mondo Open.

Follow-up: analisi costi aziendali e pianificazione strategica

Una volta implementato il sistema di controllo di gestione, il personale amministrativo sarà in grado di analizzare autonomamente e monitorare costantemente i principali dati di gestione, garantendo un controllo efficace e tempestivo sull’andamento aziendale.

Tuttavia è fondamentale potere contare su di un servizio di consulenza e di assistenza, per analizzare insieme all'azienda i dati di gestione e per aggiornare quando necessario il sistema stesso all'evolversi delle dinamiche aziendali e di mercato, nonché per individuare eventuali nuove criticità aziendali da monitorare ed anche per suprevisionare insieme periodicamente la reportistica più significativa.

Si tratta normalmente di piccoli interventi di assistenza e di supporto, rispetto al lavoro vero e proprio di costruzione del sistema ormai a regime, ma essenziali per mantenere il sistema sempre aggiornato nel tempo e quindi efficiente. Ogni azienda è infatti una realtà dinamica in costante sviluppo, ed anche il mercato in cui opera lo è altrettanto. Un occhio esperto è infatti in grado di individuare subito eventuali aspetti da mettere a fuoco, margini di miglioramento possibili, nuovi obiettivi da sviluppare.

Per questo l'azienda può avere la certezza di trovare sempre la consulenza, il supporto e la professionalità di cui necessita.