Check-up aziendale

Il check-up aziendale è un'attività di analisi trasversale dell'impresa finalizzata a comprenderne lo stato di salute economico, finanziario ed organizzativo. In poche parole si tratta di realizzare una fotografia a 360 gradi dei punti di forza e di debolezza, nonché dei margini di miglioramento che si possono sviluppare.

È vero che tutte le imprese hanno un commercialista ed altri consulenti che li seguono con professionalità e competenza in tutti gli adempimenti fiscali, contabili e legali che fanno capo alla società, ma spesso mancano di figure di riferimento che invece possano fornire un quadro completo a 360 gradi, che comprenda tutta la gestione aziendale, quindi dall'analisi della redditività alla situazione finanziaria, dall'inquadramento fiscale e societario alle dinamiche dell'attività, dalla modalità di gestione del magazzino ai margini di ricarico o di produzione, dall'organizzazione interna dei processi e delle attività aziendali all'esposizione patrimoniale dei soci, e così via.

Inoltre è spesso interessante potere disporre di un parere indipendente ed esterno, che possa vedere la società da una prospettiva diversa, prima di tutto imprenditoriale ed organizzativa, con occhi diversi rispetto a quelli consueti, che quindi possano individuare nuovi margini di miglioramento, suggerimenti ed idee per lo sviluppo futuro dell'impresa.

Il check-up aziendale rappresenta pertanto un momento di riflessione e di verifica oggettiva, utile a constatare la solidità della società insieme ad eventuali criticità gestionali o strutturali, prima che si traducano in problematiche ben più gravi e quindi difficilmente reversibili.

A differenza del controllo di gestione non si tratta di un'attività continuativa, ma di una valutazione una tantum, che consente all’imprenditore e/o al management di avere una visione d’insieme più lucida, fondata su dati reali, e di orientare con maggiore consapevolezza le scelte future.

I punti chiave del check-up aziendale comprendono ad esempio:

--> L'analisi dello stato economico e finanziario dell’azienda;

--> La verifica della solidità patrimoniale e della redditività, sia dell'azienda nel suo complesso che per grandi linee nel dettaglio, in particolare dei margini di ricarico o di produzione, delle rese orarie, e del ritorno sugli investimenti;

--> Una breve analisi di bilancio, in un'ottica imprenditoriale e di sviluppo;

--> Un esame dei processi amministrativi, contabili e gestionali, nonché del livello di automazione raggiunto e dei margini di miglioramento per un potenziamento dell'automazione;

--> Un parere finale sintetico, indipendente ed obiettivo.

Obiettivi e vantaggi

L’obiettivo principale del check-up è fornire le informazioni utili all’imprenditore per prendere le decisioni migliori, basandosi su elementi oggettivi e non su percezioni o consuetudini. Un’analisi strutturata consente pertanto di anticipare i problemi, cogliere opportunità di miglioramento ed impostare, se necessario, nuove strategie operative.

Il check-up aziendale permette di conoscere i punti di forza, le criticità, i margini di miglioramento, gli aspetti organizzativi, la solidità finanziaria nel medio e lungo termine, i rischi del modello d'impresa adottato ed una visione d'insieme che permette di intraprendere poi le decisioni commerciali, organizzative e strategiche più corrette, nonché di capire se l’azienda sta procedendo nella giusta direzione rispetto ai propri obiettivi.

Infine il check-up può anche essere il primo passo per impostare o rivedere un sistema di controllo di gestione, il quale per essere funzionale deve necessariamente partire da un'analisi dettagliata della concreta situazione in essere.

Alcuni obiettivi del check-up aziendale sono ad esempio:

--> Comprendere le dinamiche economico-finanziarie reali, inclusa un'analisi della redditività, dei costi fissi e variabili, dei margini di ricarico e di produzione;

--> Conoscere la solidità patrimoniale finanziaria della società, anche in rapporto alla tipologia di attività ed ai ricavi;

--> Analizzare le fonti di finanziamento e la liquidità aziendale;

--> Valutare l’efficacia dell’organizzazione interna e del livello di automazione sviluppato;

--> Comprendere gli elementi essenziali del bilancio e l'effettivo rischio di impresa;

--> Prevenire situazioni critiche o squilibri strutturali;

--> Porre le basi per un percorso di miglioramento, individuando i passi concreti che possono essere sviluppati.

Quando è necessario

In alcuni casi il check-up aziendale viene richiesto in primis dallo stesso management: ad esempio, in presenza di segnali di rallentamento, diminuzione della redditività, variazioni importanti e talvolta critiche nei flussi di cassa e nella liquidità, cambiamenti importanti del mercato o dei clienti, passaggi generazionali, difficoltà di pianificazione e così via.

È infatti abbastanza logico che in situazioni del genere sia lo stesso imprenditore, giustamente preoccupato, ad attivarsi per mettere a fuoco la situazione e cercare soluzioni alle problematiche in essere.

Tuttavia, è bene sottolineare che tutte le imprese, anche in fase di stabilità, trarrebbero un enorme beneficio da un’analisi dettagliata dell'azienda e delle dinamiche interne ed esterne ad essa connesse. Troppo spesso i problemi emergono infatti troppo tardi, ossia quando la situazione è ormai già compromessa. Altre volte invece la situazione, di per se' stabile, presenta margini di miglioramento molto importanti, ma che se non messi a fuoco correttamente rischiano di non venire colti (cosa che intermini concreti significa che l'azienda potrebbe fare e rendere molto di più, anche a fronte di un risultato - ad oggi - apparentemente già soddisfaciente).

Un punto molto importante è rappresentato dalle società in crescita: se da un lato un'azienda che cresce rapidamente è un ottimo segnale - significa che l'impresa sta lavorando bene - dall'altro lato è più che mai fondamentale che mentre l'azienda sta crescendo a livello di fatturato anche la gestione finanziaria e organizzativa cresca di conseguenza. Il rischio è che altrimenti l'impresa si trovi nell'immediato a crescere ancora senza apparentemente grosse difficoltà, salvo poi trovarsi nel medio termine con una gestione assolutamente inadatta per i nuovi volumi di ricavo raggiunti, con possibili criticità anche importanti, sia per la crescente difficoltà a potere monitorare tutto, sia per il fatto che ogni scostamento, rispetto a prima, diventa molto più importante.

Ecco perché avere invece una visione obiettiva ed anticipata permette di agire per tempo con soluzioni concrete e mirate.

Ciò premesso, ecco un esempio di alcune situazioni tipiche in cui un check-up aziendale è fortemente consigliato:

--> Mancato raggiungimento dei risultati e degli obiettivi prefissati;

--> Crescita importante dell'azienda, in quanto spesso al crescere dell'azienda si rischia di non adeguare gli strumenti interni di organizzazione;

-> Cambi generazionali, riorganizzazioni aziendali, impostazione di nuove strategie commerciali;

--> Difficoltà nella gestione degli affidamenti bancari e/o della liquidità;

--> Diminuzione della marginalità o aumento dei costi fissi;

--> Cambiamenti importanti nel mercato in cui opera l'impresa.

Come si svolge

Il check-up si articola in diverse fasi, calibrate sulle dimensioni e sulle esigenze dell’impresa. Si parte dall’analisi dei dati contabili e gestionali e da un successivo colloquio con il management e/o i responsabili dell'amministrazione, per proseguire nel dettaglio.

Si analizza quindi l'attività propria dell'impresa (commercio, produzione, servizi, ecc.) e delle dinamiche connesse quali ad esempio i margini di ricarico o di produzione, la rotazione delle scorte, le rese orarie, la gestione del magazzino, l'impostazione commerciale e così via.

Viene valutata nel dettaglio la situazione finanziaria, la capitalizzazione nel tempo della società, il rapporto tra attività e fonti di finanziamento, gli affidamenti bancari, la liquidità, le eventuali garanzie patrimoniali da parte dei soci, la gestione degli incassi dei clienti e dei pagamenti ai fornitori, il rischio di impresa nel caso specifico, e tutto quello che inerisce la gestione patrimoniale.

Si passa poi ad un'analisi degli ultimi bilanci, all'elaborazione dei principali indici di bilancio, alla lettura degli indicatori e alla valutazione dei principali processi aziendali, con particolare riguardo ai livelli di automazione raggiunti ed ai margini di miglioramento eventualmente applicabili.

Particolare attenzione viene rivolta agli strumenti di pianificazione eventualmente presenti in azienda, quali ad esempio l'elaborazione dei budget previsionali e la gestione degli scostamenti, la classificazione dei costi fissi e variabili per il calcolo del punto di pareggio, e così via.

Infine, con una serie di informazioni ed elementi oggettivi in mano, si organizza un confronto con il management in cui mettere a fuoco tutti gli aspetti analizzati, con particolare riferimento alle dinamiche specifiche dell'attività, agli obiettivi futuri, alle strategie commerciali, alle priorità aziendali, ai prevedibili scenari futuri, alla gestione del personale e dei collaboratori, in modo da potere avere un quadro completo e dettagliato dei punti di forza e di debolezza della società.

Al termine del lavoro viene redatta una relazione sintetica, che evidenzia in modo chiaro le aree di attenzione e suggerisce gli eventuali interventi o approfondimenti successivi.

Le fasi operative sono generalmente le seguenti:

--> Raccolta e analisi documentale (bilanci, contabilità, reportistica, ecc.);

--> Analisi dell'attività esercitata, del sistema gestionale in uso, del magazzino e/o dell'impostazione della contabilità analitica per le imprese di produzione, oppure della gestione del personale, delle rese orarie o delle commesse per le aziende di servizi;

--> Analisi della situazione finanziaria, degli affidamenti bancari e della liquidità;

--> Calcolo ed interpretazione degli indici economico-finanziari sugli ultimi bilanci;

--> Valutazione degli strumenti previsionali (budget previsionali, ecc.);

--> Esame dei processi interni e delle dinamiche organizzative, anche in riferimento al livello di automazione sviluppato;

--> Confronto con il management e consegna finale della relazione.

Sviluppi successivi

In base all’esito del check-up possono essere suggerite una o più azioni correttive o di miglioramento. Possono essere provvedimenti singoli, come la correzione di alcuni specifici aspetti, o di un'impostazione di base migliorabile, oppure può essere proposto - e spesso è così - l'adeguamento delle procedure organizzative e gestionali dell'azienda. Tra queste, ad esempio, il potenziamento delle procedure di controllo interno, la definizione di soglie di normalità e di anomalia con conseguenti "alert", l'adozione di un percorso nel tempo per il miglioramento dell'area finanziaria, l’implementazione di un sistema di controllo di gestione interno, rappresentano spesso le evoluzioni più frequenti, soprattutto nelle aziende che desiderano tenere monitorati autonomamente e costantemente nel tempo ed in modo sistematico i propri risultati.

Altri sviluppi possibili includono la riorganizzazione aziendale, la revisione ed implementazione dei processi amministrativi interni, l’automazione degli aspetti amministrativi e contabili, l'analisi di bilancio per indici e per flussi, o l’introduzione di strumenti per il budgeting e la pianificazione finanziaria.

Alcuni esempi di attività che pssono seguire un check-up aziendale completo sono ad esempio:

--> Attivazione di un sistema di controllo di gestione laddove assente;

--> Monitoraggio nel dettaglio dei margini di vendita e di produzione, nonché della rotazione del magazzino;

--> Adeguamento anche tecnologico della gestione amministrativa e contabile, per renderla rispondente alle necessità aziendali;

--> Revisione delle modalità di gestione del magazzino, con particolare riferimento alla valutazione delle rimanenze inclusa la gestione degli eventuali beni obsoleti;

--> Impostazione di bilanci previsionali e cash flow, laddove assente;

--> Implementazione di procedure interne di lavoro e di controllo, anche con l'adozione di check-list periodiche.