Automazione contabile e amministrativa per PMI

L’automazione contabile è oggi uno strumento strategico per abbattere i costi, ridurre gli errori e liberare tempo prezioso, da reinvestire in attività maggiormente strategiche. Consente inoltre di digitalizzare i flussi di lavoro ed ottimizzare l'organizzazione dei processi, il tutto integrandosi con il gestionale aziendale.

L’automazione dell’amministrazione e della contabilità rappresenta pertanto una vera e propria leva strategica per le imprese moderne: aumenta l’efficienza operativa e garantisce un controllo tempestivo dell’andamento economico e finanziario. Rivolta prevalentemente a società di capitali (Srl, SpA, cooperative) che gestiscono internamente la contabilità aziendale, questa soluzione integra tecnologie avanzate (come software, flussi di lavoro automatizzati, archiviazione digitale, ecc.) con le competenze professionali, assicurando precisione, trasparenza ed un notevole risparmio di tempo.

In un contesto in cui la digitalizzazione contabile diventa sempre più diffusa, l’automazione è la scelta vincente per potenziare la competitività dell'impresa e consentire decisioni sempre tempestive in quanto basate su dati costantemente aggiornati. Non solo, la qualità del lavoro svolto è nettamente superiore ad una gestione tradizionale, per la riduzione dell'incidenza dell'errore umano.

La tecnologia oggi disponibile consente infatti l’adozione strategica di tecnologie digitali finalizzate a semplificare, velocizzare ed assicurare l’affidabilità dei processi contabili e amministrativi nella loro interezza. L’elemento chiave dell'automazione contabile consiste nella sostituzione di attività ripetitive come le registrazioni manuali da prima nota, le riconciliazioni bancarie, l'archiviazione dei documenti con sistemi automatizzati ed integrati, realizzati con le tecnologie più avanzate oggi disponibili.

Una gestione contabile moderna deve infatti consentire, con un dispendio di tempo limitato, un puntuale controllo in tempo reale della situazione economica e finanziaria aziendale, con particolare riferimento all'andamento dei ricavi e dei costi, nonché alla liquidità e flussi di cassa, scadenze, flussi finanziari e bilanci, favorendo decisioni aziendali rapide e strategiche, aprendo inoltre la possibilità di successive elaborazioni avanzate, come l'elaborazione e l'interpretazione degli indici di bilancio, il costante monitoraggio del cash-flow ed il controllo di gestione.

In sintesi una gestione contabile ed amministrativa automatizzata consente:

--> La pressoché completa digitalizzazione contabile e automazione dei flussi di lavoro per tutto quanto riguarda le operazioni ordinarie di gestione;

--> L'eliminazione dell’inserimento manuale dei dati contabili di routine, con il conseguente risparmio di tempo e la riduzione dell’errore umano;

--> L'interoperabilità con il software gestionale utilizzato ed eventuali altri sistemi esterni;

--> Il monitoraggio in tempo reale della situazione economica aziendale e dell'area finanziaria;

--> L'opportunità di dedicare il tempo prima utilizzato nei compiti ora automatizzati in contesti più produttivi, come ad esempio nel controllo di gestione.

L’automazione dell’amministrazione e della contabilità è una strada articolata, ma strategica: digitalizza infatti i processi, potenzia l’efficienza dell'impresa e pone le basi per una riorganizzazione dei processi aziendali rivolta al futuro.

Cos’è l’automazione contabile e perché adottarla in azienda

I vantaggi derivanti dalla gestione della contabilità automatizzata sono molteplici ed estremamente importanti: l'automazione dell'arrea amministrativa migliora la produttività aziendale, riduce i costi e porta a crescere la qualità della gestione dell'area amministrativa e contabile. Automatizzare processi contabili significa sostanzialmente liberare tempo prezioso che può essere dedicato ad attività strategiche come il reporting, il controllo di gestione e l’analisi della performance aziendale.

L'obiettivo dell'automazione non è tuttavia quello di eliminare personale dagli uffici amministrativi, ma piuttosto di valorizzarlo impiegandolo in compiti più produttivi, come il controllo di gestione, ma anche l'analisi dettagliata della redditività, la gestione dell'area finanziaria, il controllo costante della liquidità e delle fonti di finanziamento.

Spesso negli uffici contabili delle aziende si dedica tanto - molte volte troppo - tempo a compiti che potrebbero essere agevolmente automatizzati, e si fatica invece a trovare i tempi e le risorse per l'analisi della gestione, per la costruzione di strumenti personalizzati di elaborazione e di reportistica, in poche parole per vedere nel dettaglio le varie aree in cui l'impresa guadagna o perde.

Ecco perché l'automazione ed il controllo di gestione sono tra loro profondamente legati, in quanto la prima permette di liberare risorse preziose da investire nel secondo, trasformando gli uffici aziendali in strumenti di gestione del successo dell'azienda.

I principali vantaggi che conseguono all'automazione della contabilità e dell'amministrazione aziendale sono:

--> Un colossale risparmio di tempo ed una netta riduzione dell'errore umano;

--> La velocizzazione di tutti i processi amministrativi;

--> Un controllo a 360 gradi della gestione e della situazione finanziaria in tempo reale;

--> L'opportunità di impiegare maggiormente il personale contabile ed amministrativo nel controllo di gestione e quindi in un ambito estremamente più produttivo;

--> Un importante miglioramento di tutti i processi aziendali coinvolti.

Un progetto per Srl, SpA, Coop alla ricerca di automazione

Il percorso di automazione amministrativa e contabile è particolarmente indicato per le società di capitali (Srl, SpA, cooperative) che gestiscono internamente la loro contabilità e vogliano modernizzare e velocizzare i propri processi. Queste realtà possono beneficiare pienamente della digitalizzazione dei flussi operativi e dell’ottimizzazione dei processi di lavoro offerte oggi dalla tecnologia.

In particolare, il livello dimensionale ideale è rappresentato dalle imprese che si trovano nella fascia di da 1 a 20 milioni di Euro di fatturato, ed ancora di più nella fascia 2-10 milioni di Euro. Al di sotto di queste soglie il carico di lavoro amministrativo e contabile è generalmente basso, inoltre chi si occupa della contabilità spesso gestisce anche compiti operativi all'interno dell'azienda, per cui i vantaggi sarebbero relativamente limitati (ci sono eccezioni naturalmente a questo concetto). Al di sopra di queste soglie al contrario l'automazione è generalmente già stata impostata ed implementata (anche qui ancora una volta ci sono eccezioni).

Nella fascia diciamo "media" sopra indicata invece ci sono potenzialità spesso enormi e non ancora sfruttate per automatizzare in maniera intelligente il lavoro dell'amministrazione e della contabilità aziendale, lasciando al tempo stesso quella flessibilità di cui queste aziende hanno sempre una grande necessità. Rispetto ad alcuni anni addietro, oggi lo sviluppo della tecnologia consente infatti di portare l'automazione in aziende che, per ragioni dimensionali, fino a qualche anno fa erano invece sempre escluse da questa importante opportunità.

Quando si imposta un percorso di automazione su PMI (Piccole e Medie Imprese) l’obiettivo è di costruire un sistema amministrativo-contabile fluido, coerente e orientato all’efficienza, basato sulla concretezza e soprattutto capace di adattarsi rapidamente alle evoluzioni sia del mercato che della possibilità di crescita nel tempo dell'azienda.

In particolare l'adozione di una gestione contabile automatizzata è consigliata a:

--> Società di capitali con contabilità interna;

--> Imprese comunque interessate a ottimizzare la contabilità aziendale grazie alla tecnologia;

--> Aziende che, a fronte di ricavi non particolarmente elevati, presentano comunque la necessità di investire in una gestione amministrativa e contabile particolarmente efficiente, rivolta poi al controllo di gestione;

--> Società che, nonstante una struttura amministrativa consolidata, non abbiano ancora implementato l'automazione della propria amministrazione e contabilità.

Cosa si può automatizzare nella vostra azienda

La contabilità aziendale è ricca di attività ripetitive che possono essere automatizzate. Dalla registrazione delle fatture ai movimenti bancari, la generazione di una prima nota automatica consente di velocizzare i tempi e ridurre al minimo gli errori. Scopriamo insieme quali processi contabili possono essere gestiti in modo automatico nella vostra impresa.

L’automazione della gestione contabile ed amministrativa è oggi in grado di coprire la stragrande maggioranza del lavoro quotidiano di routine e non solo, sia di tipo contabile che gestionale. Automatizzare significa semplificare e velocizzare attività come l’importazione di fatture (sia elettroniche XML che anche PDF come le fatture estere), i movimenti bancari inclusa la riconciliazione, in maniera totalmente integrata con gli scadenzari clienti e fornitori, i processi di controllo delle fatture, la predisposizione dei flussi di pagamento a fornitori e dipendenti, il monitoraggio e l'eventuale sollecito degli incassi clienti, la generazione automatica di report periodici personalizzati, l'elaborazione degli indici di bilancio ed il confronto dei dati tra l'area contabile e le altre aree aziendali (p.es. gestione del magazzino e dei carichi, ecc.).

Il principio cardine è quello per cui il lavoro ordinario, di routine, viene automatizzato, mentre il personale contabile sovraintende e supervisiona l'attività, potendo intervenire ogni qualvolta sia necessario e gestendo le segnalazioni di anomalia (alert) fornite dal sistema (ossia situazioni in cui è raccomandato l'intervento del personale amministrativo), nonché le operazioni particolari e tutta quella casistica che deve necessariamente essere analizzata e gestita a livello "umano".

Questo implica naturalmente un intervento a monte sulla gestione dei processi aziendali, per impostare il lavoro nel modo più efficiente e fluido, e soprattutto basato sulla concretezza della singola realtà aziendale: la prima regola indica che il livello e la qualità dell'automazione è proporzionale all'efficienza dei processi di lavoro impostati, in quanto per evidenti motivi si automatizza bene ciò che è impostato bene a monte.

Ecco perché non ha molto senso un sistema di automazione calato dall'alto, senza intervenire prima sui processi aziendali e senza calibrare il sistema sulle caratteristiche specifiche di ciascuna azienda. In poche parole l'automazione è come un anello di una catena che parte prima (gestione dei processi) e prosegue dopo (elaborazioni e controllo di gestione).

Alcune operazioni che possono essere automatizzate sono ad esempio:

--> Contabilizzazione automatica intelligente delle fatture passive e attive sia XML che PDF;

--> Contabilizzazione automatica intelligente dei movimenti bancari (integrata con gli scadenzari clienti/fornitori);

--> Eliminazione della necessità di riconciliare le banche;

--> Predisposizione del controllo fatture secondo un sistema gerarchico;

--> Predisposizione dei flussi di pagamento secondo gli standard interbancari;

--> Gestione dinamica delle scadenze con possibilità di invio automatico dei solleciti;

--> Report contabili, indici di bilancio, analisi dei dati e dashboard generati automaticamente;

--> Integrazione con il software gestionale aziendale.

Come avviene l’implementazione dell’automazione contabile

L’introduzione dell’automazione nei flussi contabili segue un processo strutturato, che parte dall’analisi dei sistemi attuali fino alla piena integrazione con il software gestionale. Ogni fase è progettata per garantire la massima continuità operativa e la massima efficacia. Vediamo insieme come avviene concretamente l’implementazione in azienda.

Prima di tutto occorre precisare che il percorso di automazione contabile non è un intervento standardizzato, ma un processo strutturato e su misura, calibrato in base alle esigenze specifiche dell’azienda. Il cliente viene affiancato in ogni fase: dall’analisi preliminare alla mappatura dei processi, dalla scelta degli strumenti tecnologici all’implementazione dell'automazione vera e propria, fino alla verifica finale ed al supporto operativo.

L’approccio è pertanto consulenziale, collaborativo e fortemente orientato al risultato.

Per prima cosa è necessario analizzare e mappare i processi aziendali che coinvolgono direttamente o indirettamente l'area amministrativa e contabile. Insieme al management si valutano i processi attuali e le possibilità di miglioramento al fine di rendere il flusso di lavoro il più fluido possibile, con un'organizzazione ottimale che è alla fine la base su cui poi costruire un sistema automatizzato sicuro ed efficiente.

È di consegenza possibile decidere, per ogni singolo ambito, il livello di automazione che si intende raggiungere, in modo che sia coerente con la tipologia di operazioni svolte dall'aziende, con l'impostazione dei processi e con la maggiore o minore complessità dei movimenti analizzati.

Infine il sistema viene sempre integrato al software gestionale aziendale ed agli eventuali ulteriori strumenti informatici utilizzati in azienda.

Le fasi principali includono:

--> L'analisi iniziale dei processi inerenti l'amministrazione e la contabilità;

--> L'analisi della quantità, tipologia e frequenza delle singole operazioni;

--> L'individuazione delle aree automatizzabili, di quelle da mantenere per la loro particolarità sotto lo stretto controllo del personale amministrativo e di quelle miste (automazione parziale);

--> La stima del livello di automazione potenzialmente raggiungibile;

--> La realizzazione del sistema e l'integrazione con il software gestionale in uso;

--> Test, validazione ed avvio progressivo dell’automazione, unitamente alla formazione del personale coinvolto;

--> Affiancamento e supporto continuo.

Pre-requisiti per l'automazione contabile

L’automazione contabile non richiede competenze tecniche specialistiche, ma è fondamentale che l’azienda sviluppi alcune capacità operative ed organizzative. Queste competenze permettono di sfruttare al meglio l'automazione sviluppata e di integrarlo nella propria gestione aziendale.

Per implementare con successo l’automazione dell'area amministrativa e contabile, occorre prima di tutto impostare delle procedure aziendali fluide, logiche, ordinate e coerenti con il progetto che si vuole realizzare. Spesso succede che con una gestione di tipo "tradizionale" e manualizzata si dia talvolta poca importanza ai processi, e che quindi manchi un'organizzazione ottimale dei flussi di lavoro (cosa che sarebbe peraltro opportuna a prescindere dall'automazione).

Una gestione automatizzata non può in alcun modo prescindere dall'organizzazione delle attività a monte, perché altrimenti a valle l'efficienza che si può concretamente realizzare risulta solamente mediocre. Questo non toglie naturalmente che si possano automatizzare alcuni aspetti, ma il risultato sarà aihmé molto lontano dalle aspettative e soprattutto dalla potenzialità sviluppabili.

In estrema sintesi si può dire che si automatizza bene ciò che è organizzato bene. L'automazione infatti non è altro che una fase strettamente collegata alle precedenti (organizzazione dei processi) ed alle successive (reportistica automatizzata e personalizzata, monitoraggio costante dell'andamento aziendale e soprattutto controllo di gestione). Ogni modalità di gestione un po' "disordinata", ossia al di fuori di procedure aziendali relativamente standardizzate (pur con tutta la flessibilità necessaria) costituisce un ostacolo ad un'automazione di qualità.

L'automazione non è qualcosa che basta acquistare ed aggiungere in azienda, ma è prima di tutto un'evoluzione nel modo di gestire le cose, una prospettiva nuova con cui vedere la gestione aziendale.

Per questo motivo prima di lavorare sull'automazione è fondamentale concentrarsi sull'organizzazione del lavoro amministrativo e contabile, in modo che poi il progetto di automazione possa essere realizzato con successo e raggiungere gli obiettivi voluti.

Tra le altre cose, oltre ad una corretta impostazione delle procedure, va verificato che il software gestionale utilizzato in azienda sia funzionale, aggiornato ed integrabile, che i documenti contabili possano essere disponibili in formato elettronico (ormai quasi tutti lo sono) e che le procedure amministrative nei confronti di terzi, in primis cllienti e fornitori (incassi e pagamenti) siano il più possibile standardizzate. È inoltre essenziale la disponibilità a collaborare nel progetto da parte dei dipendenti e dei collaboratori che si occupano dell'amministrazione e della contabilità aziendale.

Tutto ciò garantisce un’implementazione fluida, graduale, e una piena adesione ai principi corretti per un'automazione efficace, scalabile, e durevole nel tempo.

Alla base di tutto, e prima di procedere concretamente con l'automazione, occorre ad esempio:

--> Organizzazione ottimale, logica ed ordinata dei processi aziendali e dei flussi di lavoro;

--> Procedure amministrative il più possibile standardizzate e documentate;

--> Fatture, movimenti bancari e documenti contabili in genere in formato digitale (XML, CSV, PDF, ecc.);

--> Software gestionale aziendale robusto ed aggiornato, con un servizio di supporto tecnico efficiente, fondamentale per gestire poi l'integrazione;

--> Supporto e motivazione dei dipendenti e dei collaboratori che partecipano al progetto.

Affiancamento e formazione operativa

Durante e dopo l’implementazione del sistema viene fornito un fondamentale servizio di supporto e formazione al personale per consentire di operare in autonomia nell’uso degli strumenti automatizzati introdotti in azienda. La riuscita del progetto di automazione non dipende infatti solo dalla tecnologia, ma anche - e prima di tutto - dalle risorse umane: la formazione operativa del personale è pertanto un elemento indispensabile nel progetto.

Oltre ad introdurre gli utenti all’utilizzo dei nuovi sistemi, è infatti fondamentale sviluppare competenze nell’analisi dei processi aziendali e nella loro ottimizzazione continua. Per questo formare il personale significa anche assicurare l'adozione effettiva e costante delle nuove tecnologie, ridurre il margine di errore e promuovere una cultura digitale efficace.

Il percorso di formazione inizia durante l'analisi e la mappatura iniziale delle procedure in essere, spiegando in che cosa consiste nel dettaglio l'automazione, gli obiettivi e le modifiche alle procedure aziendali necessarie per poterla implementare al meglio, e prosegue gradualmente con l'evoluzione del progetto, idealmente anche successivamente all'entrata in funzione a regime del sistema, per costruire nuove competenze che permettano di dedicare il tempo risparmiato nella gestione di una reportistica avanzata e nel controllo di gestione.

L'attività di formazione deve pertanto comprendere una serie di aspetti, tra cui:

--> Mappatura dei processi attuali dell'ambito amministrativo e contabile;

--> Ottimizzazione e standardizzazione dei processi in maniera organizzata e logica;

--> Condivisione e documentazione delle nuove linee guida e delle procedure aziendali in genere;

--> Formazione specifica sull'utilizzo del sistema di automazione in tutte le fasi di graduale implementazione in azienda;

--> Modalità di integrazione con il software gestionale aziendale e gli eventuali ulteriori strumenti informatici utilizzati in azienda;

--> Aggiornamenti periodici, anche in base alle nuove necessità aziendali;

--> Sviluppo di nuove abilità nell'analisi dei dati, nell'impostazione di reportistica personalizzata e nel controllo di gestione, per impiegare il tempo risparmiato in compiti più strategici e produttivi.

Integrazione con il gestionale esistente

Una delle chiavi del successo dell’automazione è la connessione con i sistemi gestionali già in uso. Grazie a soluzioni flessibili e totalmente personalizzate, è possibile integrare i flussi automatizzati con il gestionale aziendale ERP, in quanto solo un’integrazione efficace con il software gestionale consente di realizzare un progetto di automazione performante e rispondente alle necessità aziendali.

Ancora una volta non c'è una modalità unica uguale per tutti i casi, ma occorre progettare la migliore integrazione possibile caso per caso. Molto dipende dal software gestionale utilizzato, se è un software di concezione moderna, se vice versa è un software di impostazione datata (come spesso succede in molte realtà aziendali), e così via.

Occorre poi comprendere il prosieguo del lavoro contabile sul software gestionale aziendale: ad esempio ci sono contesti in cui il gestionale aziendale elabora il bilancio e poco altro ed altre realtà in cui invece ci sono una serie di strumenti di analisi, di audit e di gestione a valle di tutti i dati contabili. Va quindi da se' che l'integrazione sia differente in un caso o nell'altro.

Quale che sia la concreta situazione dell'impresa, l'integrazione deve comunque avvenire sia acquisendo i dati necessari per la gestione automatizzata (ad esempio la fatturazione attiva), sia esportando verso il gestionale aziendale le registrazioni contabili finite. Per evidenti motivi è da escludere nella maniera più assoluta infatti l'adozione di strumenti troppo semplicistici (e ne esistono diversi, aihmé) che di fatto si limitano a "tradurre" in scritture in partita doppia i dati ricavati dai singoli documenti elettronici, senza però accedere ad una situazione completa costituita dallo storico, dagli scadenzari clienti e fornitori, dalle altre registrazioni contabili già presenti, e così via.

La stragrande maggioranza dei software gestionali prevede "di serie" la possibilità di importare i dati contabili da sistemi esterni, possibilità spesso usata ad esempio per importare alcune registrazioni come quelle delle retribuzioni del personale dipendente dal software paghe, chiaramente condividendo lo stesso piano dei conti. Occorre però ragionare sul tipo di integrazione voluta, se solo contabile o estesa anche ad altri dati di gestione direttamente correlati alla contabilità.

Ci sono infine situazioni particolari, che vanno gestite in maniera un po' differente: ad esempio tutte quelle situazioni in cui in azienda vi è un software gestionale molto valido nella gestione operativa (vendite, produzione, ecc.), talvolta datato, tuttavia perfettamente calibrato sulle specifiche esigenze aziendali, ma con pesanti limiti nella gestione amministrativa e contabile. In questi casi occorre fare allora una riflessione più articolata, per capire se abbia senso esportare i dati contabili risultanti dall'automazione su un sistema gestionale che comunque non offre poi particolari strumenti per il prosieguo del lavoro, o se invece non gestire per intero l'area amministrativa e contabile - ovviamente automatizzata - con uno strumento più moderno e più rispondente alle esigenze aziendali, mantenendo chiaramente sempre il software gestionale in uso per tutto il resto della gestione aziendale (vendite, magazzino, distinta base, ordini, ecc.) non strettamente contabile.

Questa soluzione, che spesso a prima vista viene istintivamente rifiutata, dopo una riflessione approfondita risulta invece particolarmente interessante, in quanto consente di utilizzare al meglio il software gestionale in uso adeguando al tempo stesso la contabilità aziendale con strumenti moderni, che consentano un monitoraggio a 360 gradi della situazione aziendale e soprattutto il proseguo del lavoro verso il controllo di gestione.

In ogni caso l'approccio da utilizzare deve consentire alla contabilità automatizzata di diventare parte integrante del sistema gestionale aziendale, senza disallineamenti o interruzioni operative di nessun tipo.

Nell'integrazione in azienda dell'automazione della contabilità occorre sempre tenere presenti:

--> Il software gestionale presente in azienda: tecnologia, efficienza nella gestione, funzionalità dell'area amministrativa e contabile, e così via;

--> Lo sviluppo delle elaborazioni ed il lavoro che viene concretamente effettuato sui dati contabili dopo l'elaborazione del bilancio: verifiche analitiche, reportistica personalizzata, audit, ecc.;

--> Le modalità tecniche disponibili per l'interscambio dei dati;

--> La realizzazione concreta delle procedure di integrazione e test iniziali completi su una ditta di prova;

--> Il monitoraggio costante e l'importanza di un servizio di assistenza per qualsiasi necessità.