L'importanza
di una gestione coordinata tra azienda e consulente del lavoro per la
gestione delle paghe
Il rapporto tra azienda e consulente del lavoro richiede un'impostazione di base coordinata per evitare situazioni di duplicazione del lavoro, inutili dispendi di tempo o, peggio ancora, rischi di errore tra la gestione delle paghe e la contabilità.
Spesso si pensa al settore delle paghe come ad un piccolo mondo a se', mentre in realtà è e dovrebbe essere del tutto integrato con l'amministrazione e la contabilità aziendale.
Il consulente del lavoro, con la sua gestione del personale, ha tutti i dati che occorrono per la gestione sia amministrativa e contabile. Tuttavia nella prassi operativa non sempre le registrazioni contabili e gli adempimenti amministrativi seguono in maniera automatizzata, come dovrebbe essere, ma spesso richiedono invece un certo tempo da parte del personale contabile per comprendere e poi registrare manualmente in prima nota i dati.
In poche parole è relativamente comune che l'azienda si trovi tabulati e prospetti da parte del proprio consulente del lavoro, a volte abbastanza complessi, che richiedono un attento lavoro di lettura, comprensione e poi di registrazione contabile.
In realtà con il consulente del lavoro andrebbe impostato il lavoro in maniera un po' diversa, ossia in modo che poi lo studio sia in grado di fornire direttamente il prospetto in partita doppia delle registrazioni contabili. Questo è il primo passo, che evita il tempo di analisi dei prospetti ed il rischio di sbagliare.
Il secondo passo è che il prospetto in partita doppia sia disponibile su file (anche su foglio elettronico) in modo che poi possa essere configurato per l'importazione automatica nel software gestionale (sempre che il software gestionale in uso sia dotato della funzione di importazione di files contabili esterni), risparmiando ulteriore tempo e rischio di errori.
In ambito informatico, la regola d'oro sarebbe quella che i dati dovrebbero essere inseriti una sola volta, quindi in questo caso il consulente del lavoro, nel gestire le proprie retribuzioni, ha già tutti i dati necessari affinché le buste paga, gli F24, le dichiarazioni agli enti previdenziali e così via siano corretti. Questi dati ora dovrebbero confluire automaticamente in contabilità.
Se questo non succede, oltre alla perdita di tempo, che talvolta coinvolge perfino il commercialista dell'azienda, al quale magari viene anche chiesto di interpretare, per quanto possibile, il tabulato del consulente del lavoro, si presenta un importante rischio di errori. Il mondo delle paghe è molto complesso, e partire da un tabulato per arrivare ad una registrazione in partita doppia, se non lo fa il consulente del lavoro che ha gestito direttamente la posizione, può essere in qualche caso perfino insidioso. I tabulati poi spesso riportano mille informazioni, di cui sono una minima parte sono i dati necessari ai fini della contabilizzazione.
Gli uffici amministrativi e contabili delle aziende sono spesso abituati a perdere tempo per cercare di estrarre da questi tabulati generici le (poche) informazioni di reale interesse per la contabilizzazione.
Tuttavia non sempre è tutto chiaro ed univoco, e talvolta perfino tabulati diversi dello stesso consulente del lavoro sono tra loro discordanti. Oppure un anno viene stampato in un modo, poi in un altro. Certi dati, come quelli relativi al TFR solo per fare un esempio, possono essere elaborati considerando o meno i cessati. Il costo INPS mensile a carico azienda può comprendere o meno lo 0,50%. I versamenti al fondo tesoreria sono complessi, e non sempre i dati necessari sono chiari sui vari prospetti. E l'elenco potrebbe continuare a lungo.
Quello che vorrei dire è che oltre all'inutile dispendio di tempo, si pone anche in concreto il rischio che il prospetto possa essere male interpretato, e questo equivale, di fatto, ad un'assunzione di responsabilità da parte di chi contabilizza. Se ci saranno problemi il consulente del lavoro dirà che è stato preso il dato dalla colonna sbagliata, il commercialista che non avendo redatto lui il prospetto non poteva immaginare che quel dato era al lordo o al netto, ed alla fine la colpa sarà sempre e solo dell'azienda. Anche ai fini sanzionatori.
Quindi è estremamente importante che il consulente dal lavoro arrivi fino alle registrazioni in partita doppia.
Questo vale naturalmente non solo per le contabilizzazioni mensili, ma anche per le scritture di assestamento annuale. È fondamentale che a fine anno il consulente del lavoro faccia due cose: la prima, fornire come detto le scritture di assestamento in partita doppia (accantonamento TFR con relative rivalse e saldo imposta sostitutiva, autoliquidazione INAIL, rivalutazione interessi fondo tesoreria, ratei del personale e relativi oneri sociali); la seconda, un controllo dei saldi dei conti relativi al personale (TFR, fondo tesoreria, eventuali crediti per anticipi o infortuni da riscuotere verso INAIL o INPS, totale costi di salari e stipendi, oneri sociali e TFR così come risultanti dai mastrini dei conti relativi alla gestione del personale).
A volte sintetizzo questo concetto con una battuta: il consulente del lavoro è un professionista, preparato e qualificato, che ha competenza non solo nella gestione delle buste paga, ma per tutto ciò che è relativo al personale dipendente, incluse le registrazioni in partita doppia; non è (o per lo meno non dovrebbe essere) una società di "noleggio software con operatore" che al di là di usare le funzionalità del software paghe altro non è in grado di fare. Il "noleggio software con operatore" lasciamolo ai vari CED che fanno a gara per elaborare il cedolino al minor prezzo, ma in cui spesso il servizio offerto è quello che è.
La necessaria coordinazione tra azienda e consulente del lavoro non dovrebbe però essere limitata alle sole registrazioni in partita doppia, ma dovrebbe comprendere, più in generale, tutta l'area amministrativa. Ad esempio la predisposizione dei pagamenti. Noto spesso che molte aziende inseriscono ancora uno per uno sul Remote Banking i bonifici delle retribuzioni, o delle trattenute sindacali, o delle cessioni dei quinti dello stipendio.
Ancora una volta è tempo perso inutilmente, oltre al rischio di commettere errori, perché il consulente del lavoro dispone già di tutti i dati necessari. È sufficiente pertanto chiedere al proprio consulente del lavoro che fornisca un file SEPA SCT per il pagamento delle retribuzioni, e la stessa cosa per le cessioni dei quinti e per le trattenute sindacali. Sarà sufficiente importare i files nel Remote Banking per avere già tutti i bonifici predisposti, che sarà basterà poi autorizzare per il pagamento.
In poche parole, sta a noi impostare nel modo migliore la gestione delle paghe con il consulente del lavoro, facendo presente le nostre esigenze e chiedendo quello di cui abbiamo bisogno: come sempre un rapporto personalizzato con i propri consulenti è essenziale per una corretta gestione aziendale.