Studio Rag. Cortelli - Consulenza amministrativa, aziendale, contabile e fiscale

MyErp - Software gestionale
www.myerpsistema.com

Screenshot MyErp - Software gestionale

La gestione degli utenti
ed i controlli

Per potere supportare un'automazione ed un'impostazione della gestione di questa portata, è necessaria una rigorosa gestione degli utenti nonché un'avanzata gestione dei controlli.

Gli utenti sono abilitati ad utilizzare i moduli corrispondenti al proprio livello, questo significa che più il livello dell'utente è alto, più moduli e funzioni del programma è abilitato ad utilizzare. Ogni registrazione, inoltre, contiene l'indicazione dell'utente che l'ha inserita o modificata.

Il programma effettua una serie di controlli per ogni registrazione, sia per quelle automatiche o semi-automatiche (ad interfaccia rapida semplificata), sia per quelle inserite manualmente in primanota.

Sicuramente la gestione dei controlli è uno dei fiori all'occhiello di MyErp, in quanto i controlli vanno a coprire ogni possibile anomalia della registrazione e derivano da tutti gli errori di inserimento riscontrati realmente in anni di attività professionale presso le aziende (che utilizzano altri software gestionali diversi da MyErp) in sede di consulenza amministrativa e contabile.

La gestione dei controlli in MyErp avviene sia in sede di inserimento/modifica primanota (anche attraverso i moduli di automazione e le interfacce rapide semplificate), sia attraverso uno specifico modulo di controllo.

Per ogni registrazione sono disponibili tre esiti di controllo:
-Controllo con errori bloccanti (non possono essere inseriti in nessun caso, p.es. totale Dare diverso da totale Avere, mancanza della data di registrazione, ecc.);
-Controllo con anomalie medio-gravi che possono essere confermate dall'utente (forzatura), si tratta di cose che in alcuni, particolari, specifici casi potrebbero essere corrette (p.es. codice IVA non corrispondente con la tipologia di conto);
-Controllo con anomalie lievi che possono essere confermate (si tratta di anomalie lievi, che spesso sono corrette, ma richiedono conferme per accertarsi che non si tratti di una svista dell'utente (p.es. differenza consistente tra data registrazione e data documento).

Se l'utente conferma l'anomalia, questa viene comunque memorizzata. In questo modo l'admin (utente con funzione di supervisione ed amministrazione) può visualizzare, controllare ed eventualmente correggere le sole registrazioni con anomalie medio-gravi ovvero con tutte le anomalie.

Allo stesso modo l'admin può visualizzare solo le registrazioni di un determinato utente, così come può combinare tra loro i sistemi, per visualizzare ad esempio per un utente solo le anomalie medio-gravi, mentre per un altro utente visualizzare anche le anomalie lievi, per un altro utente ancora magari tutte le registrazioni con o senza anomalie.

Infine, uno specifico modulo di controllo aiuta ad individuare altri tipi di anomalie, dalla mancanza di fatture periodiche (p.es. utente, affitti, leasing, ecc.), ai saldi anomali dei conti (p.es. cassa negativa - che viene controllata anche in primanota - ma anche cassa con saldo troppo alto, ecc.).

Come si può vedere, anche qui la maggior parte dei controlli contabili che in una gestione contabile tradizionale sono svolti manualmente, possono in gran parte essere automatizzate.

Il software introduce inoltre un nuovo know-how di tipo ragionieristico, consentendo un puntuale ed immediato controllo della gestione, grazie all'innovativo sistema di gestione delle partite aperte su tutti i conti, alla gestione dei conti transitori (risolvendo una volta per tutte, tra l'altro, l'annoso problema della riconciliazione degli estratti conto bancari).

Screenshot MyErp - Software gestionale

Il software consente inoltre un rigoroso controllo dell'avvenuta contabilizzazione dei documenti periodici (p.es. fatture di leasing, affitti, utenze), dei saldi dei conti e molti ulteriori controlli sulla gestione del tutto personalizzabili.

Screenshot MyErp - Software gestionale

In particolare, la gestione delle partite aperte avviene senza richiedere dati ulteriori (sarebbe in contrasto con l'integrità referenziale dei dati prima accennata), ma attraverso l'elaborazione dei dati contabili ed in particolare nella "scomposizione" di ogni conto nelle sue partite.

In questo modo, tutti i conti che presentano una gestione dei movimenti riconducibili a flussi, ossia importi che entrano ed escano periodicamente (stipendi da pagare, IVA e ritenute da versare, incassi POS, assegni bancari emessi, RiBa presentate, ecc.), e che presentano sempre un saldo diverso da zero per cui, in assenza della gestione delle partite aperte, non sarebbero verificabili se non analizzando manualmente una per una le operazioni del partitario, possono essere facilmente tenuti controllati, verificando che le singole partite, una volta aperte, siano anche chiuse.

Sul fronte banche, invece, il know-how propone una soluzione altamente innovativa, basata sulla gestione automatica di conti transitori, che consentono da un lato di rilevare le operazioni nella data in cui vanno correttamente rilevate, mentre dall'altro permettono un'assoluta corrispondenza dell'estratto conto bancario contabile con quello bancario, risolvendo finalmente il problema della riconciliazione tra banche e contabilità, fonte di perdita di tempo, consentendo inoltre attraverso l'immediatezza del metodo un notevole miglioramento della gestione ed un puntuale controllo della tesoreria.

Attraverso questi strumenti di controllo avanzati è possibile avere un controllo a 360° della gestione aziendale, ogni momento, in tempo reale.

Screenschot MyErp - Software gestionale

Come si può notare, l'automazione non riguarda solamente gli inserimenti delle registrazioni contabili, ma anche il controllo della primanota, attraverso un preciso e rigorso controllo degli utenti di tipo piramidale, che consente una rapida individuazione degli eventuali errori commessi dagli utenti.

MyErp Software Gestionale - Mac OS X, Linux e Windows.

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Articolo tratto da: Studio Cortelli - Consulenza Amministrativa, Fiscale e Tributaria - http://www.studiocortelli.com/
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