Studio Cortelli - Consulenza amministrativa, aziendale, contabile e fiscale
Outsourcing
Amministrazione e contabilità

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Servizio di gestione amministrativa


La gestione amministrativa e contabile al quotidiano


Per potersi concentrare sulla propria attività

Se per le aziende di dimensioni maggiori lo Studio Cortelli propone da anni un innovativo e collaudato sistema di automazione e consulenza/assistenza on-site (presso la sede del cliente), per le PMI (Piccole e Medie Imprese) lo Studio Cortelli mette a disposizione un completo servizio di gestione in tempo reale di tutta l'area amministrativa e contabile in outsourcing.

Il servizio è pertanto rivolto a:
-Aziende che hanno già un proprio ufficio interno dedicato all'area amministrativa e contabile e vogliono affidare, totalmente o parzialmente, tale gestione in outsourcing in tempo reale;
-Aziende che non hanno un proprio ufficio contabile, ma vogliono avere un servizio di gestione in tempo reale di tutta l'area amministrativa e contabile a 360° e non solo dei meri adempimenti contabili, quindi un servizio che gestisca l'amministrazione dalla A alla Z, incluso pertanto controllo crediti, riscossioni, pagamenti, utilizzo fidi, verifica condizioni bancarie, gestione insoluti, ecc..

Si tratta normalmente di società di capitali (generalmente S.r.l. e cooperative), o di altre società ed imprese in contabilità ordinaria.



Spesso si pensa solamente all'affidamento "tradizionale" della tenuta della contabilità presso uno studio di un professionista, mantenendo al contempo internamente la gestione di tutta l'inevitabile gestione amministrativa, che consiste nella verifica dei pagamenti dei clienti, nel controllo e recupero degli insoluti, nella gestione ed invio della fatturazione, nell'elaborazione delle scadenze, nella gestione della tesoreria e dei fidi bancari, nei pagamenti ai fornitori, nella gestione dell'archiviazione dei documenti, e così via.

Tuttavia così facendo si raddoppia il carico di lavoro, perché da un lato lo studio professionale elabora "a blocchi" (normalmente mensili) i documenti contabili, mentre d'altro lato l'azienda ha comunque necessità di rilevare quotidianamente - e quindi autonomamente - i dati più importanti della propria gestione (p.es. la rilevazione dei pagamenti e degli insoluti, che porta alla necessità di un controllo costante dei movimenti bancari).

Affidare invece ad un centro specializzato in outsourcing amministrativo la gestione di tutta l'area amministrativa e contabile permette di evitare qualsiasi duplicazione del lavoro, avendo sempre i dati elaborati in tempo reale e risparmiando tempo prezioso da dedicare alla propria attività.



Grazie all'automazione dell'area amministrativa e contabile realizzata negli anni dallo Studio Cortelli, la maggior parte degli adempimenti amministrativi e contabili ordinari vengono in gran parte automatizzati, mentre le operazioni meno frequenti, le anomalie, le problematiche vengono affrontate da un professionista debitamente preparato, e non da un/una semplice impiegato/a.

In questo modo, senza dovere effettuare alcun tipo di investimento iniziale, è possibile da un lato usufruire dell'automazione oggi resa possibile dalla tecnologia, senza d'altro lato tuttavia perdere il rapporto diretto con un professionista qualificato che verifica costantemente l'andamento della gestione e cura in prima persona gli aspetti più delicati della gestione, i rapporti e le condizioni con le banche, la gestione dei fidi, la verifica dei pagamenti, il recupero dei crediti, e così via.

La gestione in outsourcing dell'area amministrativa e contabile in tempo reale, finora appannaggio normalmente solamente delle grandi aziende, diventa ora possibile ed ottimizzata proprio per le PMI (Piccole e Medie Imprese), offrendo una soluzione flessibile e soprattutto rispondente alla necessità concrete delle piccole e medie aziende.

Ecco allora che il professionista diventa un vero e proprio partner a fianco dell'azienda, che affianca quotidianamente l'imprenditore e prende in carico la gestione di tutta l'area amministrativa e contabile e le problematiche connesse, formulando inoltre ove necessario proposte e consigli per il costante miglioramento della gestione aziendale e gestendo tutti quegli aspetti "non strettamente fiscali", normalmente non seguiti dal proprio commercialista.

Per questo l'esternalizzazione della gestione amministrativa diventa allora più competitiva rispetto ad una gestione interna (con proprio personale) di tipo "tradizionale" (ossia non automatizzata).

Il servizio di outsourcing deve pertanto essere letto non in un'ottica di sostituzione del proprio consulente di fiducia, ma piuttosto di integrazione dei servizi di questi e di sostituzione, parziale o totale, del lavoro amministrativo e contabile interno aziendale.


In che cosa consiste il servizio

1) Cosa comprende il servizio di outsourcing / gestione amministrativa:
-Elaborazione della contabilità in tempo reale, beneficiando dei più potenti sistemi di automazione;
-Scadenzario costantemente aggiornato clienti e fornitori;
-Monitoraggio costante situazione banche ed affidamenti;
-Possibilità di invio automatizzato fatture ai clienti (e-mail o cartacea con imbustamento e postalizzazione);
-Possibilità di domiciliazione per l'invio delle fatture fornitori;
-Sollecito insoluti ai clienti via e-mail/fax/PEC/lettera/telefono;
-Gestione crediti in sofferenza e tentativo di recupero crediti stragiudiziale;
-Predisposizione file RiBa ed eventuale inoltro sui sistemi di Remote Banking;
-Predisposizione proposta bonifici da eseguire ai fornitori alle scadenze (da confermare a cura del cliente);
-Indirizzo e-mail dedicato per assistenza contabilità e fatturazione clienti (copie fatture, ecc.);
-Servizio gestione ed archivio della corrispondenza e-mail inerente l'amministrazione e la contabilità;
-Importazione e contabilizzazione automatica delle fatture emesse dall'azienda;
-Sistema di archiviazione documenti;
-Gestione della fatturazione automatica degli importi fissi periodici per le aziende di servizi (pulizia, giardinaggio, vigilanza, hosting web, ecc.);
-Elaborazioni dati personalizzate, per statistiche, analisi della gestione, ecc.;
-Bilanci, situazioni, elaborazioni e prospetti periodici della gestione;
-Invio e/o consultazione dati costantemente aggiornati via e-mail e/o Web.


2) Cosa può inoltre eventualmente comprendere il servizio di outsourcing / gestione amministrativa:
-Fornitura del software per la gestione della fatturazione, magazzino, incassi e pagamenti se tali adempimenti non sono gestiti dal proprio gestionale aziendale;
-Assistenza e consulenza presso l'azienda.

Il servizio in tempo reale significa che la gestione viene effettuata quotidianamente o massimo ogni 2-3 giorni, in base a come concordato con l'azienda. I dati sono sempre resi disponibili dopo ogni inserimento, pertanto l'azienda dispone sempre di una situazione costantemente aggiornata, esattamente come se fosse gestita internamente dal proprio personale.

Clicca qui per scaricare la presentazione del servizio di outsourcing dell'area amministrativa e contabile in formato PDF


Articolo tratto da: Studio Cortelli - Consulenza Amministrativa, Fiscale e Tributaria - http://www.studiocortelli.com/
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