Studio Rag. Cortelli - Consulenza amministrativa, aziendale, contabile e fiscale

Automazione
 
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Commercialista - Bieno - Valsugana - Trento - Feltre - Bassano del Grappa - Open Office

Automazione amministrazione e contabilità

Lo Studio è specializzato nel fornire assistenza, consulenza e supporto nell'ambito dell'automazione degli aspetti amministrativi e della contabilità.

Attraverso la realizzazione di MyErp - Software gestionale lo studio è in grado di fornire sia un potente software gestionale in grado di gestire tutti gli aspetti dell'attività di un'azienda (dal magazzino alla fatturazione, dalla gestione ordini ai listini, dal calcolo delle provvigioni all'amministrazione, dalla primanota e contabilità ai moduli di controllo, e così via), sia un modulo amministrativo-contabile che può integrarsi con il software gestionale già utilizzato dall'azienda.

Al giorno d'oggi è infatti possibile impostare l'area amministrativa e contabile in modo tale da automatizzare notevolmente gli aspetti operativi ordinari del quotidiano, anche se inspiegabilmente in Italia questo aspetto è spesso poco utilizzato e molto lavoro che potrebbe essere automatizzato continua a venire svolto ancora manualmente.

La disponibilità di dati in formato elettronico (ad esempio quelli relativi al POS, alle operazioni bancarie e così via) consente di realizzare automazioni in un ambito, quello amministrativo-contabile, che fino ad alcuni fa si riteneva quasi impensabile, anche per quello che riguarda le registrazioni in primanota e quindi in contabilità.

Inoltre, molti aspetti relativi al portafoglio crediti (avvisi pagamenti ai clienti, controllo situazioni, sollecito insoluti, ecc.) possono essere agevolmente automatizzati, consentendo un'azione più tempestiva, efficiente ed incisiva sul fronte del recupero crediti, insieme ad una diminuzione dei costi di gestione.

Analogamente, sul fronte fornitori e dipendenti, la maggior parte delle operazioni di pagamento può essere agevolmente automatizzata, attraverso i nuovi strumenti messi a disposizione dalle banche tramite il Consorzio C.B.I. (Customer to Business Interaction), senza più dovere perdere tempo ad effettuare manualmente i bonifici uno alla volta.

Anche la gestione della tesoreria, integrata in questo caso tra la gestione bancaria e quella contabile, può essere notevolmente automatizzata, evitando di duplicare il lavoro tra la gestione delle tesoreria con le banche e la successiva contabilizzazione dei relativi movimenti contabili in primanota.

Rispetto ad un tradizionale software di gestione della tesoreria, che spesso si limita a proporre le disposizioni inoltrate alle banche per la primanota, è possibile tuttavia introdurre elaborazioni e controlli più avanzati, che si basano sull'analisi automatizzata dei flussi bancari.

L'automazione della gestione non ha tra l'altro solo un vantaggio economico, ma spesso la qualità dell'attività automatizzata è superiore rispetto a quella tradizionale, in quanto realizzata con tecniche moderne e maggiormente efficienti, riducendo inoltre di molto l'incidenza dell'errore umano.

Al tempo stesso un sistema di questo genere porta un ulteriore vantaggio, rappresentato dal distinguere e classificare le operazioni in base alla loro tipologia, e dal destinare ad ogni tipologia di operazione l'approccio più appropriato. Se con un sistema tradizionale tutte le operazioni vengono gestite con lo stesso metodo e spesso dalle stesse persone, con un sistema automatizzato le operazioni vengono distinte in primis in tre categorie:

-Operazioni ricorrenti automatizzabili;
-Operazioni ricorrenti non, o non del tutto, automatizzabili;
-Operazioni particolari ed impostazioni di gestione del sistema.

Le prime vengono gestite automaticamente dal sistema, le seconde con l'ausilio di un operatore che può non essere specificatamente formato a livello tecnico, grazie ad interfacce software appositamente studiate per "non addetti", mentre le ultime operazioni vengono gestite da soggetti idonei per effettuarle con la massima attenzione, evitando il possibile sorgere di errori che, con un sistema tradizionale, potrebbero invece verificarsi quando queste operazioni vengono per così dire "gestite nel mucchio" insieme a tutte le altre operazioni, e quindi talvolta anche da personale al riguardo non molto esperto.

Inoltre la cronica difficoltà per le aziende nel reperire personale amministrativo e contabile di un certo livello, con un'adeguata preparazione, precisione e professionalità, in breve di cui potersi fidare in aspetti molto delicati come quelli amministrativo-contabili, rende l'automazione spesso l'unica strada per potere gestire nel modo migliore l'amministrazione di un'azienda, anche per realtà aziendali di dimensioni tutto sommato modeste.

Va da se' che l'automazione non può farsi carico del 100% del lavoro in ambito amministrativo e contabile, ma può gestirne la maggior parte, soprattutto per quello che riguarda le operazioni più ricorrenti che, alla fine, sono anche le più numerose e quelle che richiedono più tempo in una gestione tradizionale.

Lo Studio, una volta analizzata la situazione aziendale, è in grado di fornire sia la consulenza e l'assistenza nell'impostazione di una gestione il più possibile automatizzata o semi-automatizzata inclusa la
formazione del personale al riguardo, sia la fornitura del software necessario per realizzare concretamente l'automazione della gestione, con le eventuali personalizzazioni che di volta in volta si possono rivelare necessarie.

Allo stesso tempo, per le operazioni che non possono essere automatizzate, lo Studio è in grado di fornire interfacce software semi-automatiche o a gestione assistita, per consentire l'inserimento di talune operazioni anche da parte di personale non specificatamente formato in ambito contabile.

Gli obiettivi che lo Studio si propone di seguire con un'impostazione della gestione il più possibile automatizzata sono i seguenti:

-Automazione del maggior numero di operazioni, dove questo può essere effettuato in maniera sicura e corretta (automazione);
-Realizzazione di interfacce utente semplificate per l'inserimento rapido di operazioni che non possono essere automatizzate, in modo da permetterne l'utilizzo anche da parte di persone non specificatamente formate (semi-automazione);
-Controllo e gestione delle operazioni particolari o comunque non ricorrenti, così come l'impostazione dell'automazione, da parte di soggetti qualificati, dedicando pertanto particolare attenzione alle operazioni particolari, perché vengano gestite fin dall'origine in maniera adeguata e corretta.

Attraverso questa impostazione si ottengono numerosi vantaggi:

-Diminuzione drastica dei costi dell'area amministrativo-contabile;
-Minore difficoltà nella ricerca e nella selezione del personale amministrativo e contabile;
-Maggiore efficienza generale del sistema (diminuzione dell'errore umano);
-Metodo di gestione innovativo, che si presta a nuove possibilità di elaborazione, statistiche e controlli;
-Verifica dei dati contabilizzati in maniera automatica o semiautomatica molto rigorosa, con rilevazione di qualsiasi tipo di anomalia;
-Gestione dei crediti verso clienti in maniera molto più rapida ed incisiva.

MyErp Software Gestionale - Mac OS X, Linux e Windows.

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Articolo tratto da: Studio Cortelli - Consulenza Amministrativa, Fiscale e Tributaria - http://www.studiocortelli.com/
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