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Studio Rag. Cortelli - Consulenza amministrativa, aziendale, contabile e fiscale

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Gli scadenzari e la gestione
dei crediti e dei debiti

Gli scadenzari clienti e fornitori sono collegati automaticamente con la primanota contabile, pertanto sono costantemente aggiornati e corretti dopo ogni inserimento, modifica e cancellazione eseguiti in primanota.

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Attraverso gli scadenzari non solo è possibile monitorare con precisione la situazione dei crediti clienti/fornitori, da riscuotere/pagare, eventualmente visualizzando solo un determinato range di scadenze e/o di tipo di pagamento e/o di un determinato cliente o fornitore: dagli scadenzari è possibile anche effettuare le registrazioni in primanota di pagamento e riscossione (anche se questa possibilità si utilizza sempre più di rado, grazie all'automazione delle registrazioni attraverso la contabililizzazione auotmatica dei movimenti bancari, v. oltre), nonché generare il file RiBa per la presentazione alla banca delle ricevute bancarie, ovvero il file CBI contenente i bonifici da effettuare ai fornitori in una stessa data.

Sul fronte passivo, infatti, la gestione dei pagamenti ai fornitori attraverso bonifici bancari risulta più conveniente e soprattutto molto più rapida rispetto alle (più diffuse) RiBa, oltre che più flessibile: è infatti sufficiente dallo scadenzario selezionare le scadenze che si intendono pagare (tutte le scadenze o solo alcune di esse) e da qui generare il file CBI contenenti tutte le disposizioni di pagamento volute, che può essere importato dai sistemi di Remote Banking che provvedono poi ad effettuare automaticamente i singoli bonifici contenuti nel file. A differenza delle RiBa, non è necessario controllare le RiBa in scadenza una per una (magari poi raggruppante diversamente dal fornitore) e selezionarle una per una per il pagamento, basta selezionare le scadenze e generare il file CBI.

Esiste inoltre una versione semplificata dello scadenzario, destinata ad utenti senza nessuna preparazione di tipo contabile, destinata a permettere la rilevazione degli incassi o dei pagamenti in maniera molto semplice. Può essere il caso, ad esempio, anche degli addetti al banco, o al magazzino, i quali possono così già rilevare i pagamenti in maniera semplificata evitando la primanota cassa.

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Come si può notare, non serve alcuna conoscenza della Partita Doppia per utilizzare questa interfaccia semplificata, pensata appositamente per "non addetti ai lavori".

Sempre attraverso lo scadenzario è possibile gestire l'invio automatizzato di e-mail di preavviso sulle scadenze (ai clienti che vogliano riceverle) e di sollecito insoluti. Si tratta di due strumenti che consentono:
-Di inviare un'e-mail (oppure un fax) che sostanzialmente "ricorda" ai clienti, alcuni giorni prima della scadenza, l'importo della fattura da pagare (a mezzo bonifico bancario), molto utile in quanto molti clienti senza RiBa hanno una gestione delle scadenze passive sostanzialmente manualizzata e spesso non aggiornata, grazie al preavviso vengono pertanto evitati i mancati pagamenti "in buona fede", cioè dovuti solamente all'inefficienza dell'amministrazione dei clienti;
-Di inviare un'e-mail (oppure un fax) ai clienti che non hanno ancora pagato quanto dovuto, ovvero hanno ritornato effetti insoluti, per sollecitare il pagamento di quanto a loro debito.

La gestione dei pagamenti a mezzo bonifico bancario, infatti, può essere del tutto automatizzata, analogamente alle RiBa, risparmiando tuttavia sulle commissioni bancarie, cosa molto importante in particolare sulle fatture di modesto importo, in cui i costi (fissi) della RiBa incidono talvolta in misura rilevante.

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Naturalmente, non mancano le possibilità di elaborazione dei dati relativi allo scadenzario.

Una di esse, molto utile, è ad esempio la possibilità di visualizzare il ritardo medio del pagamento dei clienti rispetto alla scadenza.

Un'altra consente p.es. di visualizzare anche le RiBa non ancora scadute, ma già presentate per l'incasso o lo sconto, in modo da potere considerare l'esposizione dei clienti (magari prima di evadere un ordine), indipendemente dal fatto che questi paghino a mezzo RiBa ovvero a mezzo bonifico bancario.

Occorre, naturalmente, una contabilità puntualmente aggiornata, ma questo diventa assai agevole, grazie alle potenti possibilità di automazione che verranno descritte in seguito.

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